אתה מכיר או לפחות שמעת על מטריצת אייזנהואר? גם ידועה בשם מטריצת דחוף-חשוב, זו כלי לניהול זמן שנוצר על ידי הנשיא ה-34 של ארצות הברית, דוויט אייזנהאואר (1890-1969), מפקד עליון של כוחות הברית באירופה, במהלך מלחמת העולם השנייה
הוא השתמש בזה כדי לקבל החלטות ולתעדף משימות על סמך שני קריטריונים עיקריים: דחיפות וחשיבות. המטריצה מחלקת את המשימות לארבעה רבעים, מה שמאפשר תצוגה ברורה של היכן למקד את המאמצים ואיך לארגן את הזמן בצורה יעילה יותר
יודע משהו? אני בטוח שאתה צריך כלי כזה כדי לעזור לך להתארגן ולעשות את אותו דבר עבור הצוות שלך. בהתבסס על המטריצה המקורית, עשיתי התאמה שניתן להעביר למציאות של רוב האנשים. קראתי לה "ריבוע העדיפויות", נוכח הקלות הרבה בהצמדת השם
ראשית, הבין: כדי לייעל את ניהול הזמן ולהגביר את הפרודוקטיביות, דאג למה שבאמת חשוב בין כל המשימות היומיות. כשאתה מרגיש שאתה מאבד את השליטה על הזמן, נשום עמוק והעריך את הפעילויות שלך בבירור. שאל את עצמך: האם המשימה הנוכחית חיונית להשגת המטרות שלך? האם יש משהו שניתן להאציל או לדחות
ברגע אחר, רשום את כל המשימות והפעילויות שאתה צריך לבצע. דרג כל אחת לפי דחיפותה וחשיבותה. ומקמו אותן בריבועים המתאימים במטריצה
המטריצה עוזרת להבחין בין מה שבאמת דורש תשומת לב מיידית לבין מה שניתן לתכנן לעתיד או לחסל. פחות זמן מושקע בפעילויות שאינן חשובות ויותר מיקוד במשימות שבאמת חשובות מביאים לפחות מתח
"ריבוע העדיפויות", שגם מחלק את המשימות לארבעה רבעים, זו כלי עוצמתי עבור כל מי שמחפש לשפר את ניהול הזמן שלו, מקבלים החלטות מודעות ומאוזנות יותר לגבי איך להוציא את הזמן והאנרגיה שלכם
כשמשתמשים בה, אתה תבחין בשינוי חיובי במערכת היחסים בין הזמן להשלמת המשימות שלך
חשוב ודחוףאתה צריך לעשות את המשימה הזו היום, כי יש לה מועד והיא חיונית לפיתוח (שלך ושל החברה). אם לא תתבצע, זה יגרום לך לסוג כלשהו של נזק, מישהו או הארגון. דוגמאות: לשלם חשבון או לשלוח הצעה במועד הסופי
חשוב (אבל לא דחוף)משימות שיש לפתח בהקדם האפשרי. אין להן מועד כל כך נוקשה (כמו תאריך פדיון של שובר או של ערעור משפטי). כאשר היא תתבצע, זה ייצור סוג כלשהו של הזדמנות או תועלת עבורך, מישהו או החברה. דוגמאות: לקבוע פגישה עם לקוח פוטנציאלי; להפיק סרטון לקידום המוצר שלך; לקיים שיחת וידאו עם הספק של פריט חדש
דחוף (אבל לא כל כך חשוב)משימות עם דדליין להיום (אם לא יבוצעו עכשיו, ההזדמנות הולכת לאיבוד, אבל שאינן כל כך עדיפות. בדרך כלל, לא גורמים לנזקים גדולים אם לא יושלמו, אבל הן יכולות להביא תועלת אם יבוצעו. דוגמאות: להשתתף באירוע הכשרה או בפגישה של ועדה טכנית
לא דחוף ולא חשובאלה עבודות שנמצאות ברשימה שלך, אבל יכולים לחכות או, מי יודע, אפילו להיות מועברות או מבוטלות. דוגמאות: לענות על הודעות ברשתות החברתיות, לבחור את הדגם של המזגן החדש במשרד או לבחור את הבגד למסיבה בסוף השבוע
גם אחרי ההבהרות הללו, האתגר ממשיך להיות להתנגד לפיתוי לתת עדיפות למשימות ברביע "ד", מה, למרות שהם פשוטים או נעימים, מ desviam את תשומת הלב מהמשימות החשובות ביותר
כאסטרטגיה, נצל את הרבעון "D" כפרס: לאחר סיום קבוצת משימות חשובות, תן לעצמך הפסקה עם פעילות קלה יותר. בצורה זו, אתה שומר על הפרודוקטיביות בזמן שאתה נהנה מרגעים של פנאי טהור
יותר מאשר מיומנות טכנית, ניהול הזמן דורש גם משמעת, תכנון ומנטליות ממוקדת ביעילות ומנהיגות. תוכל להאמין
