Dans le contexte actuel, la transformation numérique redéfinit la dynamique d'entreprise et le secteur des Ressources Humaines (RH) joue un rôle crucial dans la modernisation des entreprises. Dans ce segment, la gestion des documents, avant marquée par des piles de papiers et des processus manuels, maintenant exige agilité, sécurité et efficacité. Pour cela, compter sur les outils technologiques est une nécessité.
Qu'est-ce que la gestion des documents dans les ressources humaines?
Le service des ressources humaines doit gérer une énorme quantité de documents – contrats, bulletins de paie, évaluations de performance, politiques internes et bien plus. La gestion efficace de ces fichiers, c'est-à-dire, le contrôle d'envoi, retour, signature, vérification, entre autres, ce n'est pas seulement une question d'organisation, c'est un facteur critique pour le succès de l'entreprise.
Selon lePDGdu Digital Helper + Abonnez-vous Bien, Carlos Henrique Mencaci, la technologie est indispensable dans ce scénario. "Qui s'occupe des personnes", vous avez entre vos mains des données d'une importance capitale. La manipulation physique de ces informations, ou en dehors des plateformes idéales, tend à rendre la zone improductive, sans stratégie et sécurité, car une grande partie de la force va à l'organisation des documents, explique.
Quelles technologies rendent la gestion des documents intelligente? Découvrez cinq outils destinés aux ressources humaines!
La recherche menée par Think Work Lab a révélé comment les RH souffrent encore de la bureaucratie et du manque d'automatisation. Selon les données, les Brésiliens dépensent, en moyenne, 16,9 heures par semaine, ou 38 % de votre temps de travail, avec des tâches bureaucratiques. Pour environ 22 % des professionnels interrogés, les activités étaient monotones et répétitives, aspects considérés comme démotivants. Encore, la grande majorité (40%) n'a effectué aucun mouvement pratique pour rendre la gestion des personnes plus technologique et moins manuelle. Dans ce sens, Mentionnez cinq outils utiles pour commencer cette mise à jour dans les systèmes
1. Systèmes de Gestion de Documents (DMS – Systèmes de gestion de documents
Un DMS permet de créer, stocker, organiser et partager des fichiers de manière centralisée et sécurisée sur Internet. Avec des fonctionnalités telles que l'indexation et la recherche rapide, les RH peuvent accéder à n'importe quelle donnée en quelques secondes, éliminant la perte de temps avec des recherches manuelles. Des plateformes comme Digital Helper + Assine Bem offrent cette atmosphère, avec l'intégration à d'autres outils, facilitant l'automatisation des flux d'activités, dit lePDG.
2. Signature Électronique
La signature de documents est une étape critique dans les ressources humaines, soit pour des contrats, admissions, licenciements ou accords. Outils de signature électronique, garantissent la validité juridique, agilité et protection. Avec elles, il est possible d'envoyer, valider et conserver les documents sans avoir besoin d'impression ou de déplacement
3. Stockage en nuage
Le stockage en nuage est essentiel pour garantir l'accessibilité et la sécurité des écrits dans l'environnementen ligne. Ce mécanisme permet d'ouvrir des informations de n'importe où, à tout moment. De plus, la cryptographie des données et lessauvegardesautomatiques garantissent la sécurité des informations
4. Plateformes de collaboration et de partage
Outils pour réaliser des réunions à distance, planifier des tâches et suivre leur développement facilite la collaboration entre les équipes et le partage sécurisé de matériaux. Avec elles, les ressources humaines peuvent créerflux de travailefficaces, approuver des documents en temps réel et maintenir tous lesparties prenantesalignés
5. Intelligence artificielle intégrée
Systèmes avec intelligence artificielle (IA) native, c'est-à-dire, élaborées pour soi-mêmesite, sont fondamentaux pour optimiser le service effectué là-bas. Dans Digital Helper + Assine Bem, l'IA est liée au processus de signature numérique. Avec elles, les personnes peuvent poser des questions précises sur le contenu qu'elles vont signer. Cela réduit le besoin de faire appel à un spécialiste pour clarifier des doutes ou des erreurs futures, explique lePDG.
Enfin, pour Mencaci, la gestion intelligente n'est pas seulement une question de technologie, mais de survie sur le marché actuel. Les entreprises qui adoptent ces configurations gagnent en productivité, sécurité et compétitivité, tout en réduisant les coûts et les risques, finalise
