Les loyers commerciaux au Brésil ont connu la plus forte hausse de la décennie en 2024 – avec le retour des entreprises au mode présentiel, le secteur immobilier se remet des années de pandémie. Si c'est bon d'un côté, pour autre, les locataires d'entreprise doivent faire face à une augmentation de 8 % des loyers, ce qui dépasse l'inflation officielle de l'année dernière, qu'est-ce qui est arrivé à 4,83%, selon les informations de l'indice FipeZAP, qui surveille le coût des bureaux de jusqu'à 200m2 dans 11 grandes villes
La demande soudaine d'espaces commerciaux plus grands ou mieux situés a exercé une pression sur les prix de l'immobilier, créant un cycle haussier qui ne devrait pas se stabiliser de sitôt. De plus, la recherche de biens immobiliers répondant aux nouvelles exigences de sécurité et de bien-être des employés, comme des zones de circulation plus larges, systèmes de ventilation améliorés et facilités d'accès, a contribué à la rareté des offres et, par conséquent, pour l'augmentation des prix
Le point est que, dans les années suivant la pandémie, plusieurs entreprises ont considérablement réduit leur espace physique. Retourner à l'opération en présentiel signifie que les entreprises devront réaffecter les personnes sans redimensionner l'espace de manière significative, puisqu'une renégociation du prix du loyer à ce moment peut entraîner une augmentation significative. La solution à cette impasse réside dans l'optimisation de l'espace existant, ce que cela peut signifier depuis un changement de disposition interne jusqu'à la réallocation de documents physiques
Solutions au manque d'espace
Selon l'AIIM – Association pour la gestion de l'information et de l'image, entre 10 % et 30 % de l'espace d'un bureau peut être occupé par le stockage de documents physiques
Dans ce contexte, nous avons constaté que de nombreuses entreprises adoptent comme alternative l'externalisation de la conservation des documents. Historiquement, de nombreuses entreprises gardaient de grands fichiers physiques dans leurs bureaux – e, bien qu'une partie de ces fichiers ait été numérisée ou externalisée après la pandémie, de nombreuses organisations conservent encore ce dossier physique. La demande pour ces services reste élevée
Des entreprises spécialisées dans la gestion documentaire offrent des services robustes de numérisation, stockage et gestion de documents, garantissant la sécurité, accessibilité et conformité avec les réglementations locales et internationales. En plus de libérer de l'espace physique dans les bureaux, l'externalisation de la garde de documents offre une série d'avantages supplémentaires, comment la réduction des coûts de maintenance des fichiers, augmentation de l'efficacité dans l'accès et le partage d'informations, et la mitigation des risques liés à la perte ou aux dommages de documents physiques
En effet, la transformation numérique a été l'un des plus grands alliés dans l'optimisation des espaces et la réduction des coûts opérationnels. Avec des technologies de plus en plus avancées, la numérisation de documents facilite non seulement l'accès et le partage d'informations, cela augmente également la sécurité des données, minimiser le risque de pertes dues aux catastrophes naturelles, incendies ou vols. La mise en œuvre de systèmes électroniques de gestion de documents (GED) permet aux entreprises de centraliser leurs informations sur des plateformes sécurisées et accessibles à distance, promouvoir un environnement de travail plus agile et collaboratif
Ces chiffres sont particulièrement pertinents lorsque nous considérons l'impact financier de l'augmentation des loyers. En libérant de l'espace précédemment destiné à des fichiers physiques, les entreprises peuvent réduire le besoin de plus grandes surfaces, opting for more compact offices and, par conséquent, mais économiques
Avantages de l'externalisation
En plus des avantages financiers directs, l'externalisation de la gestion des documents contribue à l'amélioration des processus internes. Le service de garde peut également inclure la numérisation des collections, permettant à tous les documents d'être organisés et accessibles via des systèmes dans le cloud, avec la sécurité nécessaire
Un autre point important à considérer est la conformité réglementaire. De nombreuses entreprises sont confrontées à des défis pour se conformer aux réglementations sur le stockage et la protection des données, surtout avec l'entrée en vigueur de la Loi Générale sur la Protection des Données (LGPD) au Brésil. Un fournisseur est prêt à garantir que toutes les exigences légales soient respectées, réduire le risque de sanctions et de dommages à la réputation. L'externalisation de la garde de documents offre un meilleur rapport coût-bénéfice et apporte plus d'avantages opérationnels que l'augmentation de l'espace physique
En résumé, l'externalisation de la conservation des documents associée à la numérisation représente une solution stratégique pour les entreprises qui cherchent à optimiser l'espace, réduire les coûts et augmenter l'efficacité opérationnelle. En plus de promouvoir un environnement de travail plus organisé et collaboratif, ces pratiques contribuent de manière significative à la conformité réglementaire et à la sécurité des informations, préparer les organisations aux défis d'un marché de plus en plus compétitif et numérique
