À mesure que la transformation numérique progresse, l'intégration de l'intelligence artificielle (IA) et de l'automatisation devient essentielle pour la gestion documentaire. Ces technologies ne promettent pas seulement de révolutionner la façon dont les organisations gèrent les informations et les processus, mais ils offrent également une gamme d'avantages allant de l'amélioration de la précision et de l'efficacité à l'obtention d'informations précieuses pour la prise de décision. Algorithmes avancés d'IA, par exemple, sont capables d'identifier des motifs et des anomalies dans des documents, optimisation des processus d'audit et de conformité
Avec des prévisions optimistes des analystes de marché, il est attendu que, jusqu'en 2027, 75 % des grandes entreprises dans le monde entier, y compris le Brésil, adoptez l'IA pour améliorer la gestion des documents et des informations. Dans ce scénario d'évolution technologique rapide, la sécurité de l'information et la conformité réglementaire prennent également de l'importance, avec des investissements croissants dans des solutions robustes pour protéger les actifs documentaires contre les menaces cybernétiques et garantir la confidentialité des données. Découvrez quelles seront les principales tendances qui devraient influencer la gestion documentaire en 2025
Intelligence artificielle : révolution dans la gestion des documents
L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont de plus en plus intégrés aux systèmes de gestion documentaire. Ces technologies permettent l'analyse de grands volumes de données et l'extraction d'insights précieux qui soutiennent la prise de décisions. Par exemple, les algorithmes d'IA sont capables d'identifier des motifs et des anomalies dans des documents, améliorer la précision et l'efficacité des processus d'audit et de conformité
Les technologies de traitement du langage naturel doivent également permettre des fonctions de recherche de plus en plus intuitives, aidant les utilisateurs à trouver le document exact ou l'information dont ils ont besoin – fournissant un accès instantané aux données les plus pertinentes
Une étude de Gartner prévoit que, jusqu'en 2027, 75 % des grandes entreprises dans le monde, y compris le Brésil, ils vont utiliser l'IA pour améliorer la gestion des documents et des informations
Les systèmes RPA continueront de se développer
En parallèle, l'automatisation des processus robotiques (RPA) se distingue également. Les outils de RPA sont utilisés pour automatiser des tâches répétitives liées à la gestion des documents, comment la classification, l'archivage et la récupération d'informations
Cela libère des ressources humaines pour des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. Une récente étude de McKinsey & Company indique que l'automatisation peut augmenter la productivité de jusqu'à 40 % dans les entreprises brésiliennes, aboutissant à une économie significative de temps et de ressources
Mettre l'accent sur la confidentialité des données et la conformité
La sécurité de l'information reste une priorité absolue. Avec l'augmentation de la numérisation, de nouveaux défis liés à la protection des données surgissent. Les organisations doivent s'assurer que leurs informations sont sécurisées contre les menaces cybernétiques et les fuites
Au Brésil, la Loi Générale sur la Protection des Données (LGPD) impose des exigences de conformité strictes, et les entreprises investissent massivement dans des solutions de sécurité pour protéger leurs actifs documentaires. Des technologies telles que le cryptage avancé et l'authentification multifactorielle sont largement adoptées pour garantir l'intégrité et la confidentialité des documents
Flux de travail intégrés et signature numérique
De plus en plus, les systèmes de gestion documentaire sont intégrés à des systèmes de flux de travail et des outils de signature numérique, optimisation du temps, systèmes supplémentaires et coûts de stockage physique
Ces technologies permettent également l'analyse avancée des données, offrant des insights précieux qui peuvent orienter la prise de décisions stratégiques. Avec l'utilisation d'algorithmes d'apprentissage automatique, les entreprises peuvent prévoir des tendances, identifier des motifs et des anomalies, et même automatiser la génération de rapports détaillés sur la performance et les risques associés à la gestion documentaire
Cela améliore non seulement l'efficacité opérationnelle, mais elle permet également une approche proactive dans la mitigation des risques et l'optimisation des processus, garantissant que les entreprises restent toujours un pas en avant dans un marché compétitif
Données accessibles, de n'importe où
Les solutions basées sur le cloud sont essentielles pour que les documents, les flux de travail et les processus peuvent être accessibles de n'importe où – et les solutions cloud offrent de la flexibilité, scalabilité et sécurité, permettant aux entreprises de stocker et d'accéder à leurs documents de manière efficace. Une étude de l'IDC indique que 80 % des entreprises brésiliennes utilisent déjà ou prévoient d'utiliser des solutions cloud pour la gestion des documents et des informations dans les prochaines années
Des solutions uniques pour chaque entreprise
La personnalisation des services de gestion documentaire prend également de l'importance. Les solutions doivent être adaptables aux besoins spécifiques de chaque organisation, en tenant compte du secteur d'activité, la taille de l'entreprise et les particularités des processus internes
Des outils de gestion documentaire personnalisés permettent une plus grande efficacité opérationnelle et une meilleure intégration avec d'autres systèmes d'entreprise, fournissant une expérience utilisateur plus intuitive et efficace
De plus, l'intégration entre systèmes est, en effet, l'une des principales préoccupations des décideurs. Des entreprises brésiliennes investissent dans des plateformes qui offrent une gestion documentaire intégrée, permettant la communication entre différents systèmes et départements. Cela élimine les silos d'information et améliore la collaboration interne, aboutissant à des processus plus rapides et précis
En résumé, les principales tendances en gestion documentaire en 2025 sont marquées par une numérisation accélérée, automatisation et intelligence artificielle. Les nouvelles solutions reflètent la nécessité pour les organisations de s'adapter à un environnement commercial en constante évolution. Plus que jamais, la gestion documentaire est une partie fondamentale des affaires -et pas seulement une activité complémentaire. Sans une gestion efficace, les entreprises risquent de sombrer dans des processus confus, chers et qui surchargent l'opération, laissant de l'espace pour la croissance et pour l'innovation
