Nykytilanteessa, digitaalinen muutos määrittelee yritysdynamiikkaa, ja henkilöstöhallinnolla (HR) on keskeinen rooli yritysten modernisoimisessa. Tässä segmentissä, asiakirjojen hallinta, ennen oli täynnä paperipinoja ja manuaalisia prosesseja, nyt vaatii nopeutta, turvallisuus ja tehokkuus. Tätä varten, teknologisten työkalujen käyttäminen on välttämättömyys.
Mikä on asiakirjahallinta henkilöstöhallinnossa?
HR-alueen on käsiteltävä valtava määrä asiakirjoja – sopimukset, palkkalaskelmat, suoritusarvioinnit, sisäpolitiikkaa ja paljon muuta. Näiden tiedostojen tehokas hallinta, toisin sanoen, lähetyksen hallinta, paluu, allekirjoitus, tarkistus, muun muassa se ei ole vain järjestelykysymys, vaan se on kriittinen tekijä liiketoiminnan menestykselle.
Toisen mukaantoimitusjohtajaDigital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, teknologia on välttämätöntä tässä tilanteessa. "Kuka huolehtii ihmisistä", sinulla on käsissään äärimmäisen tärkeitä tietoja. Näiden tietojen fyysinen käsittely, tai ihanteellisten alustojen ulkopuolella, tulee alueen tuottamattomaksi, ilman strategiaa ja turvallisuutta, sillä suuri osa voimasta menee paperityön järjestämiseen, selitä.
Mitkä teknologiat tekevät asiakirjahallinnasta älykästä? Tutustu viiteen henkilöstöhallintaan suunnattuun työkaluihin!
Think Work Labin tekemä tutkimus paljasti, kuinka henkilöstöhallinto kärsii edelleen byrokratiasta ja automaation puutteesta. Tietojen mukaan, brasilialaiset kuluttavat, keskimäärin, 16,9 tuntia viikossa, tai 38% työmatkastasi, byrokraattisten tehtävien kanssa. Noin 22% kuulemistani ammattilaisista, toiminnot olivat monotonisia ja toistuvia, motivojaana pidetyt näkökohdat. vielä, suuri enemmistö (40%) ei ole tehnyt mitään käytännön toimenpiteitä ihmisten hallinnan tekemiseksi teknologisemmaksi ja vähemmän manuaaliseksi. Tässä mielessä, Luette viisi hyödyllistä työkalua tämän päivityksen aloittamiseksi järjestelmissä:
1. Asiakirjahallintajärjestelmät (DMS – Asiakirjahallintajärjestelmät
DMS mahdollistaa luomisen, tallentaa, järjestää ja jakaa tiedostoja keskitetysti ja turvallisesti Internetin kautta. Resursseilla, kuten indeksointi ja nopea haku, HR voi päästä käsiksi mihin tahansa tietoon sekunneissa, poistamalla manuaalisten hakujen aiheuttama ajan hukka. Alustat kuten Digital Helper + Assine Bem tarjoavat tämän ilmapiirin, integraatiolla muihin työkaluihin, helpottamalla toimintojen automaatiota, sanotoimitusjohtaja.
2. Sähköinen allekirjoitus
Asiakirjojen allekirjoittaminen on kriittinen vaihe HR:ssä, ole sopimuksille, pääsyt, irtisanat tai sopimukset. Sähkösignatuurityökalut, varmistavat oikeudellisen pätevyyden, ketteryys ja suoja. Heidän kanssaan, on mahdollista lähettää, vahvistaa ja tallentaa asiakirjat ilman tulostamisen tai siirtymisen tarvetta
3. Pilvipalvelu
Pilvipalvelu on keskeinen kirjoitusten saavutettavuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi ympäristössäverkossa. Tämä mekanismi mahdollistaa tietojen avaamisen mistä tahansa, milloin tahansa. Lisäksi, tietojen salaaminen javarmuuskopiotautomaattiset takaavat tietojen turvallisuuden
4. Yhteistyö- ja jakamisalustat
Työkalut etäkokousten järjestämiseen, tehtävien suunnittelu ja niiden kehityksen seuraaminen helpottavat tiimien välistä yhteistyötä ja materiaalien turvallista jakamista. Heidän kanssaan, HR voi luodatyöprosessittehokkaat, hyväksyä asiakirjat reaaliajassa ja pitää kaikkisidosryhmätlinjattuja
5. Integroitu tekoäly
Alkuperäisen tekoälyn (IA) järjestelmät, toisin sanoen, itselleen valmistettujasivusto, ovat keskeisiä palvelun optimoinnissa siellä. Digital Helper + Assine Bem, tekoäly on sidoksissa digitaaliseen allekirjoitusprosessiin. Heidän kanssaan, ihmiset voivat esittää tarkkoja kysymyksiä sisällöstä, johon he aikovat sitoutua. Tämä vähentää tarvetta ottaa yhteyttä asiantuntijaan kysymysten tai tulevien väärinkäsitysten vuoksi, selitä setoimitusjohtaja.
Lopuksi, Mencaci, älykäs hallinta ei ole pelkästään teknologian kysymys, eloon selviytymisestä nykyisessä markkinassa. Yritykset, jotka ottavat nämä asetukset käyttöön, voittavat tuottavuudessa, turvallisuus ja kilpailukyky, kun he vähentävät kustannuksia ja riskejä, lopettaa
