Liiketilojen vuokrat Brasiliassa nousivat vuosikymmenen suurimmaksi nousuksi vuonna 2024 – yritysten palatessa läsnäolomuotoon, kiinteistöala toipuu pandemia-ajoista. Jos se on hyvä yhdeltä puolelta, toisesta, yritysvuokralaiset joutuvat käsittelemään 8 prosentin vuokrankorotusta, mikä ylittää viime vuoden virallisen inflaation, mikä oli 4,83%, FipeZAP-indeksin tietojen mukaan, joka seuraa kaupallisten tilojen kustannuksia, jotka ovat enintään 200 m2, 11 suuressa kaupungissa
Yhtäkkiä lisääntyneet vaatimukset suuremmista tai paremmin sijaitsevista liiketiloista ovat painaneet kiinteistöhintoja, luomassa noususykli, joka ei todennäköisesti vakiinnu vielä pitkään aikaan. Lisäksi, etsivä kiinteistöjä, jotka täyttävät työntekijöiden uusia turvallisuus- ja hyvinvointivaatimuksia, kuten laajemmat liikuntatilat, parannettu ilmanvaihtojärjestelmä ja esteettömät tilat, myötävaikutti tarjonnan niukkuuteen ja, seuraavasti, hintojen nousulle
Piste on se että, pandemian jälkeisinä vuosina, useat yritykset ovat vähentäneet fyysistä tilaansa dramaattisesti. Takaisin läsnä olevaan operaatioon tarkoittaa että yritykset tarvitsevat siirtää ihmisiä ilman tilan redysisointia merkittävästi, koska vuokrahinnan uudelleenneuvottelu tällä hetkellä voi johtaa merkittävään nousuun. Ratkaisu tähän umpikujaan löytyy olemassa olevan tilan optimoinnista, mikä voi merkitä aina sisäisen layoutin muutoksesta fyysisten asiakirjojen uudelleensijoittamiseen
Ratkaisuja tilanpuutteeseen
AIIMin mukaan – Association for Information and Image Management, välillä 10% ja 30% toimiston tilasta voi olla miehitetty fyysisten asiakirjojen tallennuksella
tässä kontekstissa, olemme nähneet että monet yritykset omaksuvat vaihtoehtona asiakirjojen säilyttämisen ulkoistamisen. Historiallisesti, monet yritykset pitivät suuria fyysisiä arkistoja toimistoissaan – ja, vaikka osa näistä arkistoista on digitalisoitu tai ulkoistettu pandemian jälkeen, monet organisaatiot edelleen säilyttävät tämän fyysisen tiedoston. Etsintä näistä palveluista jatkuu korke
Yritykset erikoistuneet asiakirjahallintaan tarjoavat robusteita digitointipalveluja, tallennus ja asiakirjojen hallinta, varmistamalla turvallisuuden, saavutettavuus ja vaatimustenmukaisuus paikallisten ja kansainvälisten säännösten kanssa. Lisäksi vapauttaen fyysistä tilaa toimistoissa, asiakirjojen säilyttämisen ulkoistaminen tarjoaa joukon lisäetuja, kuten kustannusten vähentäminen arkistojen ylläpidolla, lisääntyminen tehokkuutta informaation saamisessa ja jakamisessa, ja riskin lieventäminen liittyviä tappioita tai vahinkoja fyysisten asiakirjojen
Itse asiassa, digitaalinen transformaatio on ollut yksi suurimmista liittolaisista tilojen optimoinnissa ja operatiivisten kustannusten vähentämisessä. Teknologioilla yhä edistyneemmin, asiakirjojen digitisointi ei vain helpota tietojen pääsyä ja jakamista, miten myös lisää tietojen turvallisuutta, minimoimalla riskin tappioista luonnonkatastrofeista, tulipaloja tai varkauksia. Elektronisten asiakirjojen hallintajärjestelmien (GED) täytäntöönpano mahdollistaa, että yritykset keskittävät tietonsa turvallisissa ja käytettävissä olevissa foorumeissa etäisesti, edistämällä joustavampaa ja yhteistyöllistä työympäristöä
Nämä numerot ovat erityisen merkittäviä kun harkitsemme vuokrien nousun taloudellista vaikutusta. Kun vapauttaa tilaa aiemmin tarkoitettu fyysisille arkistoille, yritykset voivat vähentää tarvetta suuremille alueille, valitsemalla pienempiä toimistoja ja, seuraavasti, taloudellisempia
Ulkoistamisen edut
Lisäksi suorien taloudellisten hyötyjen, asiakirjojen säilyttämisen ulkoistaminen auttaa sisäisten prosessien parantamiseen. Säilytyspalvelu voi sisältää myös hankkeen digitisoinnin, sallimalla, että kaikki asiakirjat jäävät järjestäytyneiksi ja saatavilla ole via järjestelmät pilvessä, välttämättömällä turvallisuudella
Toinen tärkeä kohta huomioon otettavaksi on lainsäädännöllinen noudattaminen. Monet yritykset kohtaavat haasteita pysyäkseen noudattaen tallennuksen ja tietosuojan asetuksia, erityisesti yleisen tietosuoja-lain (LGPD) voimaantulon kanssa Brasiliassa. Toimittaja on valmis varmistamaan, että kaikki lainsäädännölliset vaatimukset täyttyvät, vähentämällä riskin rangaistuksista ja vahingoista maineeseen. Asiakirjojen säilyttämisen ulkoistaminen on parempi kustannustehokkuus ja tuo enemmän operatiivista etua kuin fyysisen tilan lisääminen
Yhteenvetona, asiakirjojen säilyttämisen ulkoistaminen yhdistettynä digitointiin edustaa strategista ratkaisua yrityksille jotka pyrkivät optimoimaan tilaa, vähentää kustannuksia ja lisätä operatiivista tehokkuutta. Lisäksi edistämällä järjestäytyneempää ja yhteistyöhön perustuvaa työympäristöä, nämä käytännöt edistävät merkittävästi sääntelyn noudattamista ja tietojen turvallisuutta, valmistamalla organisaatioita haasteisiin yhä kilpailukykyisemmässä ja digitaalisessa markkinassa
