Viime vuosina, digitaalimuutosta koskevat keskustelut ovat saaneet keskeisen aseman käytännössä kaikilla aloilla, pienistä perheyrityksistä suuriin monikansallisiin yrityksiin. Puhutaan automaatiosta, tekoälyssä, pilvipalveluiden ja häiritsevien liiketoimintamallien omaksumisessa, jotka priorisoivat datan käyttöä
Kuitenkin, kun katsomme tarkemmin, huomaamme, että monet näistä aloitteista, vaikka tärkeitä, ne tulevat toteutetuiksi eristetysti, toisin sanoen, jokainen osasto yrittää ratkaista omat tarpeensa eristyksissä. Tämä herättää perustavanlaatuisen kysymyksen: voimmeko pitää sitä totena, että olemme jo saavuttaneet aikakauden, jolloin kaikki yritysprosessit ovat todellisesti digitalisoituja
Ymmärtääksesi paremmin nykytilannetta, on tarpeen erottaa digitaalinen transformaatio itsessään prosessien päätepisteestä toiseen digitalisoimisesta. Ensimmäinen liittyy teknologioiden omaksumiseen, jotka, tietyllä tavalla, modernisoivat organisaatiota ja tuovat merkittäviä parannuksia, kuinka markkinoinnin automatisointi tai työkalujen käyttö tietoanalyysiin. Toinen, vuorostaan, vaatii systeemistä näkemystä, kykyinen yhdistämään työprosessit eri sektoreiden välillä ja luomaan yhtenäisen ja 100 % digitaalisen prosessiketjun
Suuri kysymys tässä on se, että, monia kertoja, digitaalinen muutos nähdään itsessään suurena sateenvarjona, mutta, jos ei ole ponnistuksia näiden ratkaisujen integroimiseksi, tulos voi olla vain kokoelma "digitaalisia siiloja", missä jokainen osasto toimii eristyksissä työkaluilla, ilman jatkuvaa viestintää muun yrityksen kanssa. Tällä tavalla, prosessien digitalisointi – ymmärrettynä kykyyn korvata manuaalisia prosesseja, paperit, uudelleen työskentely ja tietovajeet turvallisten ja luotettavien digitaalisten rutiinien avulla – on vielä kaukana todellisuudesta monille organisaatioille
Digitaalinen muutos siiloissa
On olemassa niitä, jotka väittävät, että digitaalinen muutos siiloissa on vain ensimmäinen vaihe. Toisin sanoen, on normaalia, että osastot kuten myynti, markkinointi tai IT ovat ensimmäisiä, jotka ottavat käyttöön edistyneitä ratkaisuja, koska kysyntä teknologiasta näillä aloilla on yleensä kiireellisempää. Kuitenkin, ongelma syntyy, kun nämä aloitteet eivät kommunikoi keskenään eivätkä noudata strategista kasvusuunnitelmaa. Se on kuin olla huipputeknologian moottori autossa, jonka renkaat ovat kuluneet: moderni osa ei takaa, että koko ajoneuvo toimii hyvin, sillä on kriittisiä komponentteja, jotka eivät ole saaneet ansaitsemaansa huomiota
On erittäin yleistä, esimerkiksi, näemme yritysten investoivan voimakkaasti CRM-alustoihin parantaakseen asiakassuhteita ja, samaan aikaan, ylläpitää maksuprosesseja, liiketoiminta tai jopa henkilöstöresurssit manuaalisesti ja irrallisesti. Nämä eriarvoisuudet aiheuttavat pullonkauloja jotka, päivän päätteeksi, voivat estää sen CRM-työkalun tehokkuuden, koska tiedot eivät lopulta synkronoidu talousosaston tai operatiivisen osaston kanssa. Näin, organisaatio ei pysty saamaan yhtenäistä näkemystä asiakkaasta tai prosesseista, ja tietojen käyttö päätöksenteossa heikentyy
Prosessien digitalisointi ja integraatio: miksi tämä on tärkeää
Kuvittele yritys, joka edelleen käsittelee lukemattomia paperiasiakirjoja, vaatimalla, että jokainen allekirjoitetaan manuaalisesti useiden tahojen toimesta, digitoitu ja arkistoitu eri järjestelmiin. Nyt, vertaa tätä todellisuutta toiseen, joissa asiakirjat syntyvät digitaalisina ja kulkevat automatisoidun hyväksymisprosessin läpi, ilmoittamalla automaattisesti vastuuhenkilöitä jokaisessa vaiheessa, tallentamalla aikaisempia versioita ja sallimalla laillisesti pätevät sähköiset allekirjoitukset. tässä toisessa skenaariossa, ei vain prosessointiaika vähenee dramaattisesti, mutta myös turvallisuudessa voittaa, jäljittäminen ja sääntelyvaatimusten noudattaminen
Suuri etu prosessien digitalisoimisessa päästä päähän ei ole vain operatiivisten kustannusten vähentäminen – vaikka tämä on merkittävä tekijä –, vaan integroidun ekosysteemin luomisessa, joka mahdollistaa nopeamman ja luotettaviin tietoihin perustuvan päätöksenteon. Jos jokainen osasto käyttää eristyneitä työkaluja, on paljon vaikeampaa koota tietoja liiketoiminnan kokonaissuorituskyvystä saadakseen oivalluksia. Kun prosessit ovat yhdistettyjä, tiedot voidaan kerätä, käsitelty ja analysoitu reaaliajassa, avaten tilaa ennakoiville analyyseille, jotka auttavat ongelmien ennakoimisessa ja mahdollisuuksien tunnistamisessa
Toinen suuri etu on riskien vähentäminen, erityisesti tilanteessa, jossa tietoturva ja tietosuoja ovat yhä enemmän säädeltyjä lainsäädännöillä kuten LGPD Brasiliassa ja GDPR Euroopassa. Kun prosessi digitalisoidaan, on helpottaa salauspolitiikkojen toteuttamista, automaattinen varmuuskopiointi ja pääsynhallinta. Tämä vähentää huomattavasti vuotojen todennäköisyyttä, asiakirjojen katoaminen ja petokset. Lisäksi, lain mukautuminen on helpompaa osoittaa valvontaviranomaisille, koska kaikki vuorovaikutukset tallennetaan ja niitä voidaan tarkastella
Emme voi unohtaa asiakaskokemukseen vaikuttavaa vaikutusta, sekä sisäinen että ulkoinen. Loppuasiakkaat arvostavat yrityksiä, jotka tarjoavat nopeita ja tehokkaita vuorovaikutuksia, ilman vaatimusta täyttää paperilomakkeita tai soittaa loputtomasti ratkaistakseen asioita. Toisaalta, työntekijät hyötyvät myös kevyemmistä työprosesseista, jotka poistavat uudelleen tekemistä ja fyysisten asiakirjojen käsittelyä. Tämä parantaa sisäistä tyytyväisyyttä, tuottavuus ja jopa lahjakkuuksien säilyttäminen, sillä ammattilaiset, jotka työskentelevät ajankohtaisten teknologioiden parissa, kokevat kuuluvansa innovatiiviseen organisaatioon
Tehokkaan digitalisaation polut ja tulevaisuuden näkymät
Yksi tapa tarkastella tätä tilannetta on ymmärtää, että prosessien digitalisointi tulisi olla kokonaisvaltainen yritysprojekti, joka kattaa kaikki johtajuudet ja, ideaalisesti, saa suoraa tukea C-tason johtajilta (kuten toimitusjohtajilta, CFO:t ja CIO:t
Tämä varmistaa, että siirtyminen analogisesta digitaaliseen tapahtuu ei vain jonkin tai toisen osaston tahdosta, vaan strategisena arvona, joka kulkee läpi koko organisaation. Samalla tavalla, tämä ylhäältä alas -tuki auttaa voittamaan mahdolliset vastustukset ja priorisoimaan investointeja johdonmukaisemmin, mikä helpottaa uusien alustojen ja menetelmien käyttöönottoa
Kun digitaalisen prosessin integroiminen on liiketoimintastrategiassa, on aika laittaa suunnitelma käytäntöön. Ensimmäinen askel kohti tehokasta digitalisointia on kartoittaa koko prosessiketju, pullonkaulojen tunnistaminen, redundanssit ja automaatiomahdollisuudet. Tämä vaatii konsultointityötä tai sisäisiä tiimejä, jotka tuntevat syvällisesti liiketoiminnan jokaisen vaiheen. Ilman tätä diagnoosia, on riski investoida työkaluihin, jotka eivät keskustele organisaation todellisten tarpeiden kanssa. Seuraavaksi, on tärkeää priorisoida prosessit, jotka tuottavat eniten arvoa tai joilla on suurin vaikutus asiakastyytyväisyyteen. Tämä priorisointi auttaa osoittamaan nopeampia tuloksia, luottamuksen ja sitoutumisen kulttuurin luominen digitalisaation ympärille
Toinen tärkeä näkökohta on skaalautuvien teknologioiden valinta. Valita ratkaisuja, jotka tarjoavat integraatiota API:en kautta, esimerkiksi, mahdollistaa yritysten lisätä uusia moduuleja ja toimintoja kysynnän kasvaessa. Tällä tavalla, vältytään uusien "digitaalisten saarten" luomiselta jotka, vielä kerran, eivät keskustele keskenään. Lisäksi, on tärkeää tarkastella tietorakennetta huolellisesti, varmistamalla, että tiedon tallentamiselle ja hallinnalle on olemassa standardeja. Ilman näitä huolenpiteitä, yritys voi päätyä valtavaan tietomäärään, joka ei tuo liiketoimintaan mitään älykkyyttä
Kulttuurimuutosta ei myöskään voida jättää huomiotta. Tehokas digitalisointi edellyttää, että johtajat ja työntekijät ymmärtävät tämän muutoksen hyödyt, hylätkää ajattelutapa "olemme aina tehneet näin" ja olkaa valmiita oppimaan jatkuvasti. Investoida koulutusohjelmiin, työpajat ja sisäinen viestintä ovat olennaisia esteiden murtamiseksi ja sitoutumisen edistämiseksi. Lisäksi, on suositeltavaa, että muutosten arvon osoittavia mittareita seurataan jatkuvasti, kuinka tiettyjen prosessien aikarajoituksen vähentäminen, resurssien talous ja asiakastyytyväisyyden lisääntyminen. Nämä indikaattorit tarjoavat konkreettisia todisteita siitä, että valittu suunta on järkevä
Mitä tulee tulevaisuuden näkymiin, on tärkeää huomata, että prosessien digitalisointi on vain perusta vieläkin mullistavammille innovaatioille. Koska yrityksellä on täysin digitaaliset prosessit, voit tutkia tekoälyratkaisuja, robotisoitu prosessien automaatio (RPA) ja ennakoiva analyysi. Kanssa tekoäly, esimerkiksi, on mahdollista automatisoida monimutkaisia tehtäviä ja jopa luoda järjestelmiä, jotka pystyvät tekemään päätöksiä koneoppimisalgoritmien perusteella. RPA, vuorostaan, voi käsitellä suuria määriä toistuvia tehtäviä, vapauttamalla työntekijöitä strategisempiin tehtäviin. Ennustava analyysi mahdollistaa trendien ja käyttäytymisten ennakoimisen, mahdollistamalla yrityksen olla proaktiivinen sen sijaan, että se olisi reaktiivinen
Täydellinen prosessien digitalisointi avaa myös tietä uusille liiketoimintamalleille. Yritykset, jotka aiemmin riippuivat manuaalisista prosesseista vuorovaikutuksessa asiakkaiden ja toimittajien kanssa, voivat, digitalisoituessa, luoda täysin uusia tuotteita ja palveluita, digitaalisille kokemuksille suuntautuneet. Tämä luo kilpailuetuja ja voi jopa mahdollistaa pääsyn globaaleille markkinoille, erityisesti kun teknologinen infrastruktuuri on valmis laajentumaan ja vastaamaan eri alueiden tarpeisiin. Esimerkiksi, verkkokauppa on räjähtänyt viime vuosina juuri siksi, että arvoketjut ovat digitalisoituneet suurelta osin, mennään paljon pidemmälle kuin pelkästään verkkosivuston luominen myyntiä varten: se sisältää integraatiot logistiikkajärjestelmiin, maksu, datanalyysi, automaattinen markkinointi ja asiakastuki
Yhteenvetona, onko prosessien digitalisointivaiheeseen jo päästy?"vielä on" riippuu. On yrityksiä, jotka ovat jo tehneet merkittäviä harppauksia ja voivat ylpeillä lähes kokonaan integroidusta ketjusta. Toiset ovat vielä konttaamassa, kiinni fragmentoituneissa rutiineissa ja osastojen siiloissa. Yhteinen tekijä, kuitenkin, on se tieto, että markkinat eivät odota niitä, jotka ovat myöhässä. Kilpailukyky, tehokkuus ja jopa liiketoiminnan kestävyys kulkevat käsi kädessä kyvyn kanssa digitalisoida prosesseja kattavasti ja integroidusti. Näin, enemmän kuin suuntaus, digitalisaatio ei ole enää valinta vaan pakko niille, jotka haluavat menestyä yhä enemmän innovaation ja muutosten nopeuden määrittämässä maailmassa
