Como micro, pequeñas y medianas empresas (PYMEs) dedican 21,47 horas semanales a la gestión de gastos — el equivalente al trabajo de más de 2 días y medio de un empleado, teniendo como base una jornada laboral de 8 horas diarias.Estos datos están insertados en"Panorama de la Gestión de Gastos Corporativos en Brasil" – edición 2025“, investigación inédita realizada por laCuenta simple, plataforma principal de gestión de gastos corporativos de Brasil, yVisa, líder global en tecnología de pagos. El estudio ofrece una mirada detallada del estado actual sobre cómo las empresas gestionan sus finanzas y los obstáculos que enfrentan.
En el 46% de estas empresas, la tarea recae sobre los dueños o socios, limitando el tiempo disponible para actividades estratégicas. En las microempresas, ese número sube al 59%.Para el CEO y cofundador de Conta Simples, Rodrigo Tognini, este número es aún muy expresivo y evidencia cuánto las MPMEs brasileñas están gestionando su financiero de forma tradicional y arcaica, principalmente porque en gran parte de las empresas son los dueños o socios los que se dedican a esta actividad, tiempo que podría ser destinado a otras funciones más estratégicas.
"Con el estudio, quedó evidente que, con la falta de organización, control y conducción adecuadas de la gestión de finanzas, se crea una barrera y un cuello de botella para el crecimiento y desarrollo de las MIPYMES. Todo esto porque la forma en que se hace aún se parece con décadas atrás, sin las herramientas adecuadas, y soluciones que impulsen esos recorridos. Entendemos que con una administración más estructurada y optimizada, las empresas pueden permitir que su liderazgo se concentre en lo que realmente importa: el crecimiento del negocio, evalúa Tognini
La directora de Visa, Juliana Amoroso, refuerza que hoy uno de los bienes más preciosos de las empresas es la gestión del tiempo y esta es una gran preocupación de los emprendedores de las pequeñas, medios y microempresas, que acaban acumulando funciones y horas de trabajo. "Al adoptar soluciones innovadoras", estos emprendedores logran automatizar procesos repetitivos, reducir errores humanos y liberar tiempo valioso que puede ser dirigido a las actividades estratégicas esenciales para el desarrollo de la compañía, cuenta
Gestión de finanzas al pie de la letra – literalmente
Una gestión ágil y eficiente es aquella que promueve más control, seguridad y permite decisiones más asertivas en la asignación de recursos, algo imposible para el 39% de las MPMEs, que aún utilizan recursos manuales, como cuadernos, para gestionar sus gastos – aproximadamente 7,5 millones de 21,8 millones de empresas activas. Las microempresas (45%) son las que más se valen de soluciones inadecuadas, seguidas por las pequeñas con 36% y las medianas empresas con 28%. Este método anticuado genera más dolores de cabeza que soluciones, ya que consume un tiempo excesivo y aumenta la probabilidad de error, lo que compromete la eficiencia operativa.
Aún de acuerdo con el levantamiento, las hojas de cálculo son el recurso más utilizado por las empresas brasileñas para la gestión de los gastos (65%), con destaque también para la utilización de aplicaciones y extractos de los bancos (52%). Las principales razones para la resistencia a la adopción de soluciones especializadas son el hábito (45%), la percepción de alto costo (44%) y no considerarlo necesario (38%).
Entre las empresas del Norte y Nordeste, el número de encuestados que señalaron "encontrar más fácil hacer la gestión de la forma en que están acostumbrados" fue mayor, 70% y 67% respectivamente. Las empresas que afirmaron no considerar necesaria una plataforma fueron más numerosas en el Sur, con 55%.Cuando se les preguntó sobre los factores que podrían incentivar la implementación de plataformas de gestión, las respuestas apuntaron al costo-beneficio (49%), seguido por lenguaje simple (39%) y soporte accesible (36%).
"La tecnología ya no es un lujo", es una necesidad. Gestionar los gastos de manera eficiente es viabilizar el éxito de cualquier estrategia. Los softwares de gestión financiera permiten categorizar automáticamente los gastos corporativos, analizar datos en tiempo real, controlar el presupuesto con precisión y generar informes personalizados. Estos beneficios permiten no solo agilizar los procesos, sino también reducir significativamente el riesgo de errores y aportar información para una toma de decisiones más estratégica y ágil, aclara Taeli Klaumann, CFO de Conta Simples
Las finanzas personales y corporativas en una misma tarjeta impactan la gestión empresarial
Otro hábito que puede representar un factor limitante en la eficiencia de las operaciones diarias es el uso de la tarjeta de crédito Persona Física para gastos del negocio. La encuesta señala que16% de las MPMEs brasileñas (alrededor de 3,5 millones de empresastodavía tienen esa costumbre, una práctica que no solo compromete la organización financiera, pero también perjudica la credibilidad de la empresa ante proveedores e instituciones financieras, dificultando el acceso al crédito corporativo
Las empresas que optan por tarjetas de crédito empresariales informaron beneficios como la eliminación de procesos burocráticos, registro de facturas, solicitudes de reembolso y rendición de cuentas. La preferencia por el uso de tarjetas de crédito en las empresas se justifica por atributos como el fraccionamiento y los plazos de pago (52%), organización financiera (22%) y practicidad (16%)
La directora de Visa en Brasil comenta que los números reflejan la importancia de invertir en una gestión financiera más profesional. Es fundamental que las empresas separen las finanzas personales de las corporativas para evitar complicaciones y garantizar mayor control y transparencia en la gestión financiera. Con la adopción de las tarjetas empresariales, los emprendedores y colaboradores pueden disfrutar de beneficios como la simplificación de procesos, la eficiencia en las operaciones y la ampliación del control financiero. Esto transforma los flujos de pago B2B, mejorando la eficiencia y proporcionando una experiencia de pago más fluida y segura para las MIPYMES en todo Brasil
Aún así, el estudio señala que hay espacio para una mayor penetración de tarjetas empresariales en el mercado, dado que 5 de cada 10 empresas que tienen tarjetas de crédito solo tienen 1 o 2 unidades disponibles para el equipo, lo que puede ser un factor limitante en la eficiencia de las operaciones diarias
El costo de la desinformación
Todos estos datos arrojan una cifra aún más alarmante:El 100% de las empresas entrevistadas no comprenden del todo el significado de “gestión de gastos”.Mientras sectores como ventas y marketing tienen plataformas para automatización y análisis, el sector financiero a menudo depende de soluciones genéricas que no satisfacen sus necesidades específicas. El resultado es una gestión financiera que está años luz detrás de las otras áreas de la empresa.
El CEO de Conta Simples aclara la duda: “La gestión de gastos es el proceso de planificar, monitorear y controlar los gastos de, en caso, una empresa para garantizar que los recursos financieros se utilicen de manera eficiente y alineados con los objetivos establecidos. Es un movimiento que implica la identificación de los gastos, categorización, análisis de patrones de consumo, creación de presupuestos e implementación de herramientas o estrategias para optimizar los gastos y evitar desperdicios, currículum
Consulta el estudio completo sobre Conta Simples y Visa aquí.
