Im aktuellen Szenario, Die digitale Transformation definiert die Unternehmensdynamik neu und die Personalabteilung (HR) spielt eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung der Unternehmen. In diesem Segment, die Dokumentenverwaltung, zuvor geprägt von Papierstapeln und manuellen Prozessen, jetzt erfordert Schnelligkeit, Sicherheit und Effizienz. Dafür, Mit den technologischen Werkzeugen zu rechnen, ist eine Notwendigkeit.
Was ist das Dokumentenmanagement im HR?
Der Bereich HR muss mit einer enormen Menge an Dokumenten umgehen – Verträge, Lohnabrechnungen, Leistungsbewertungen, interne Richtlinien und vieles mehr. Die effiziente Verwaltung dieser Dateien, das heißt, die Versandkontrolle, Rückkehr, Unterschrift, Überprüfung, unter anderem ist es nicht nur eine Frage der Organisation, sondern ein kritischer Faktor für den Geschäftserfolg.
Laut derGeschäftsführerder Digitale Helfer + Gut abonnieren, Carlos Henrique Mencaci, Technologie ist in diesem Szenario unverzichtbar. „Wer sich um Menschen kümmert, Sie haben in Ihren Händen äußerst relevante Daten. Die physische Handhabung dieser Informationen, oder außerhalb idealer Plattformen, tendiert dazu, das Gebiet unproduktiv zu machen, ohne Strategie und Sicherheit, denn ein großer Teil der Kraft geht in die Organisation der Unterlagen, erkläre.
Welche Technologien machen das Dokumentenmanagement intelligent? Lernen Sie fünf auf das Personalwesen ausgerichtete Werkzeuge kennen!
Die von Think Work Lab durchgeführte Umfrage zeigte, wie die Personalabteilungen weiterhin unter Bürokratie und mangelnder Automatisierung leiden. Laut den Daten, die Brasilianer geben aus, im Durchschnitt, 16,9 Stunden pro Woche, oder 38% Ihrer Arbeitszeit, mit bürokratischen Aufgaben. Für etwa 22% der befragten Fachleute, die Aktivitäten waren monoton und repetitiv, als demotivierende Aspekte betrachtete. Noch, Die große Mehrheit (40%) hat keine praktischen Maßnahmen ergriffen, um das Personalmanagement technologischer und weniger manuell zu gestalten. In diesem Sinne, Nennen Sie fünf nützliche Werkzeuge, um dieses Update in den Systemen zu starten
1. Dokumentenmanagementsysteme (DMS – Dokumentenmanagementsysteme
Ein DMS ermöglicht die Erstellung, speichern, Dateien zentral und sicher über das Internet organisieren und teilen. Mit Funktionen wie Indizierung und schneller Suche, die Personalabteilung kann in Sekunden auf beliebige Daten zugreifen, Zeitverschwendung durch manuelle Suchen eliminieren. Plattformen wie der Digital Helper + Assine Bem bieten diese Atmosphäre, mit der Integration in andere Werkzeuge, „die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu erleichtern“, sagt dasGeschäftsführer.
2. Elektronische Unterschrift
Die Dokumentenunterzeichnung ist ein kritischer Schritt im Personalwesen, sei für Verträge, Zulassungen, Entlassungen oder Vereinbarungen. Werkzeuge für elektronische Unterschriften, garantieren rechtliche Gültigkeit, Agilität und Schutz. Mit ihnen, es ist möglich zu senden, Dokumente validieren und speichern, ohne dass Druck oder Bewegung erforderlich sind
3. Cloud-Speicher
Cloud-Speicher ist entscheidend, um die Zugänglichkeit und Sicherheit der Texte in der Umgebung zu gewährleistenonline. Dieser Mechanismus ermöglicht es, Informationen von überall zu öffnen, jederzeit. Außerdem, die Datenverschlüsselung und dieBackupsAutomatisierungen gewährleisten die Sicherheit der Informationen
4. Kollaborations- und Sharing-Plattformen
Werkzeuge für die Durchführung von Remote-Meetings, Aufgaben zu planen und deren Entwicklung zu verfolgen, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und den sicheren Austausch von Materialien. Mit ihnen, die Personalabteilung kann erstellenArbeitsabläufeeffizient, Dokumentationen in Echtzeit genehmigen und alle aufrechterhaltenInteressengruppenausgerichtet
5. Integrierte künstliche Intelligenz
Systeme mit nativer künstlicher Intelligenz (KI), das heißt, ausgearbeitet für sich selbstWebsite, sind grundlegend, um den dort erbrachten Service zu optimieren. „Im Digital Helper + Gut abonnieren, Die KI ist mit dem Prozess der digitalen Unterschrift verbunden. Mit ihnen, Die Menschen können gezielte Fragen zu dem Inhalt stellen, den sie unterzeichnen werden. Das reduziert die Notwendigkeit, einen Spezialisten zu kontaktieren, um Fragen oder zukünftige Missverständnisse zu klären, erkläre dasGeschäftsführer.
Schließlich, für Mencaci, Intelligentes Management ist nicht nur eine Frage der Technologie, aber zum Überleben auf dem aktuellen Markt. Unternehmen, die diese Konfigurationen übernehmen, gewinnen an Produktivität, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit, während sie Kosten und Risiken senken, beendet
