In den letzten Jahren, Die Diskussionen über digitale Transformation haben in praktisch allen Sektoren einen herausragenden Platz eingenommen, von kleinen Familienunternehmen bis hin zu großen multinationalen Konzernen. Es wird von Automatisierung gesprochen, in künstlicher Intelligenz, bei der Einführung von Cloud-Plattformen und disruptiven Geschäftsmodellen, die die Nutzung von Daten priorisieren
Jedoch, wenn wir genauer hinschauen, wir haben festgestellt, dass viele dieser Initiativen, obwohl wichtig, werden letztendlich in einer compartimentierten Form implementiert, das heißt, jede Abteilung versucht, ihre eigenen Anforderungen isoliert zu lösen. Das wirft eine grundlegende Frage auf: Können wir sagen, dass wir bereits in der Ära angekommen sind, in der alle Unternehmensprozesse tatsächlich digitalisiert sind
Um das aktuelle Szenario besser zu verstehen, Es ist wichtig, die digitale Transformation von der Digitalisierung von End-to-End-Prozessen zu unterscheiden. Die erste ist mit der Einführung von Technologien verbunden, die, in gewisser Weise, modernisieren die Organisation und bringen bedeutende Verbesserungen, wie die Automatisierung von Marketing oder die Nutzung von Werkzeugen zur Datenanalyse. Der zweite, ihrerseits, erfordert eine systemische Sichtweise, in der Lage, die Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbinden und eine kohärente und 100% digitale Prozesskette zu schaffen
Die große Frage hier ist, dass, oftmals, Die digitale Transformation wird als ein großes Dach betrachtet, aber, wenn es keinen Aufwand gibt, um diese Lösungen zu integrieren, Das Ergebnis kann nur eine Sammlung von "digitalen Silos" sein, wo jede Abteilung mit isolierten Werkzeugen arbeitet, ohne jegliche kontinuierliche Kommunikation mit dem restlichen Unternehmen. Auf diese Weise, die Digitalisierung von Prozessen – verstanden als die Fähigkeit, manuelle Abläufe zu ersetzen, Papiere, Nacharbeiten und Informationslücken durch sichere und zuverlässige digitale Routinen – ist noch weit davon entfernt, für viele Organisationen Realität zu sein
Digitale Transformation in Silos
Es gibt diejenigen, die argumentieren, dass die digitale Transformation in Silos nur ein erster Schritt ist. Das heißt, es ist normal, dass Abteilungen wie der Vertrieb, Marketing oder IT sollten die ersten sein, die fortschrittliche Lösungen übernehmen, da die Nachfrage nach Technologie in diesen Sektoren oft dringlicher ist. Jedoch, Das Problem entsteht, wenn diese Initiativen nicht kommunizieren und keinen strategischen Wachstumsplan verfolgen. Es ist wie einen hochmodernen Motor in einem Auto zu haben, dessen Reifen abgefahren sind: der modernste Teil garantiert nicht, dass das gesamte Fahrzeug gut funktioniert, denn es gibt kritische Komponenten, die nicht die gebührende Aufmerksamkeit erhalten haben
Es ist sehr häufig, zum Beispiel, wir sehen Unternehmen, die stark in CRM-Plattformen investieren, um die Kundenbeziehungen zu verbessern und, zur gleichen Zeit, Zahlungsprozesse aufrechterhalten, Umsatz oder sogar Personalressourcen manuell und unzusammenhängend. Diese Ungleichheiten erzeugen Engpässe, die, am Ende des Tages, könnten die Effektivität dieses CRM-Tools beeinträchtigen, weil die Daten letztendlich nicht mit der Finanzabteilung oder der Betriebsabteilung synchronisiert werden. So, die Organisation kann keine einheitliche Sicht auf den Kunden oder die Prozesse haben, und die Nutzung von Daten für die Entscheidungsfindung wird beeinträchtigt
Digitalisierung von Prozessen und Integration: warum das wichtig ist
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das immer noch mit einer Vielzahl von Papierdokumenten zu tun hat, unter der Voraussetzung, dass jede von verschiedenen Instanzen manuell unterzeichnet wird, nach der Digitalisierung und Archivierung in verschiedenen Systemen. Jetzt, kontraste diese Realität mit einer anderen, in dem die Dokumente bereits digital entstehen und durch einen automatisierten Genehmigungsprozess fließen, automatische Benachrichtigung der Verantwortlichen in jeder Phase, Speicherung früherer Versionen und Ermöglichung von elektronischen Signaturen mit rechtlicher Gültigkeit. In diesem zweiten Szenario, nicht nur die Verarbeitungszeit wird drastisch reduziert, aber man gewinnt auch an Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und regulatorische Konformität
Der große Vorteil der Digitalisierung von End-to-End-Prozessen liegt nicht nur in der Reduzierung der Betriebskosten – obwohl dies ein relevanter Faktor ist –, sondern in der Schaffung eines integrierten Ökosystems, das eine schnellere und datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht. Wenn jede Abteilung isolierte Werkzeuge verwendet, es wird viel schwieriger, die Informationen zu sammeln, um Erkenntnisse über die Leistung des gesamten Unternehmens zu gewinnen. Wenn die Prozesse vereinheitlicht sind, Die Daten können gesammelt werden, in Echtzeit behandelt und analysiert, Raum für prädiktive Analysen schaffen, die helfen, Probleme vorherzusehen und Chancen zu identifizieren
Ein weiterer großer Vorteil ist die Risikominderung, insbesondere in einem Szenario, in dem die Informationssicherheit und der Datenschutz zunehmend durch Gesetze wie die LGPD in Brasilien und die GDPR in Europa reguliert werden. Wenn ein Prozess digitalisiert wird, es wird einfacher, Verschlüsselungspolitiken umzusetzen, automatische Sicherung und Zugangskontrolle. Das reduziert erheblich die Wahrscheinlichkeit von Leckagen, Verlust von Dokumenten und Betrug. Außerdem, Die rechtliche Konformität wird einfacher nachzuweisen gegenüber Aufsichtsbehörden, da alle Interaktionen aufgezeichnet und überprüfbar sind
Wir dürfen den Einfluss auf das Kundenerlebnis nicht vergessen, sowohl intern als auch extern. Endkunden neigen dazu, Unternehmen zu schätzen, die schnelle und effiziente Interaktionen bieten, ohne dass sie Papierformulare ausfüllen oder endlose Anrufe tätigen müssen, um offene Angelegenheiten zu klären. Andererseits, Die Mitarbeiter profitieren ebenfalls von leichteren Arbeitsabläufen, die Nacharbeiten und die Handhabung von physischen Dokumenten eliminieren. Das verbessert die interne Zufriedenheit, die Produktivität und sogar die Bindung von Talenten, denn Fachleute, die mit aktuellen Technologien arbeiten, haben das Gefühl, Teil einer innovativen Organisation zu sein
Weg zur effektiven Digitalisierung und zukünftige Perspektiven
Eine Möglichkeit, dieses Szenario zu betrachten, besteht darin zu verstehen, dass die Digitalisierung von Prozessen ein umfassendes Unternehmensprojekt sein sollte, die alle Führungskräfte einbezieht und, idealerweise, direkte Unterstützung von der C-Ebene (wie CEOs, CFOs und CIOs
Das stellt sicher, dass die Migration von analog zu digital nicht nur vom Willen eines oder anderen Departments geleitet wird, sondern als ein strategischer Wert, der die gesamte Organisation durchdringt. Auf die gleiche Weise, diese Top-Down-Unterstützung hilft, eventuelle Widerstände zu überwinden und Investitionen konsistenter zu priorisieren, was die Einführung neuer Plattformen und Methoden erheblich erleichtert
Sobald der Digitalisierungsprozess Teil der Geschäftsstrategie ist, es ist Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen. Der erste Schritt zu einer effektiven Digitalisierung besteht darin, die gesamte Prozesskette zu kartieren, Identifizierung von Engpässen, Redundanzen und Automatisierungsmöglichkeiten. Das erfordert eine Beratungsarbeit oder interne Teams, die jeden Schritt des Geschäfts tiefgehend kennen. Ohne diese Diagnose, es besteht das Risiko, in Werkzeuge zu investieren, die nicht mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation kommunizieren. Dann, es ist entscheidend, die Prozesse zu priorisieren, die den größten Wert schaffen oder die größte Auswirkung auf die Kundenzufriedenheit haben. Diese Priorisierung hilft, schnellere Ergebnisse zu zeigen, eine Kultur des Vertrauens und des Engagements rund um die Digitalisierung schaffen
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wahl skalierbarer Technologien. Entscheiden Sie sich für Lösungen, die eine Integration über APIs anbieten, zum Beispiel, ermöglicht es Unternehmen, neue Module und Funktionen hinzuzufügen, wenn die Nachfrage steigt. Auf diese Weise, es wird das Problem vermieden, neue "digitale Inseln" zu schaffen, die, noch einmal, sie sprechen nicht miteinander. Außerdem, Es ist notwendig, die Datenarchitektur aufmerksam zu betrachten, sicherstellen, dass es Standards für die Speicherung und Governance von Informationen gibt. Ohne diese Vorsichtsmaßnahmen, das Unternehmen kann mit einem riesigen Datenvolumen enden, das dem Geschäft keine Intelligenz bringt
Der kulturelle Wandel darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Die effektive Digitalisierung erfordert, dass Manager und Mitarbeiter die Vorteile dieser Transformation verstehen, verlasst die Denkweise „wir haben das immer so gemacht“ und seid bereit, kontinuierlich zu lernen. Investieren in Schulungsprogramme, Workshops und interne Kommunikation sind entscheidend, um Barrieren abzubauen und die Akzeptanz zu fördern. Außerdem, es wird empfohlen, eine ständige Überwachung von Metriken durchzuführen, die den Wert der Veränderungen zeigen, wie die Reduzierung der Zeit in bestimmten Prozessen, die Ressourcenschonung und die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Diese Indikatoren liefern konkrete Beweise dafür, dass der eingeschlagene Weg sinnvoll ist
Was die zukünftigen Perspektiven betrifft, es ist zu berücksichtigen, dass die Digitalisierung von Prozessen nur die Grundlage für noch transformativere Innovationen ist. Da die Firma über vollständig digitale Abläufe verfügt, kann künstliche Intelligenzlösungen erkunden, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und prädiktive Analyse. Mit der KI, zum Beispiel, es ist möglich, komplexe Aufgaben zu automatisieren und sogar Systeme zu schaffen, die in der Lage sind, Entscheidungen auf der Grundlage von Algorithmen des maschinellen Lernens zu treffen. Eine RPA, ihrerseits, kann mit großen Mengen repetitiver Aufgaben umgehen, die Mitarbeiter für strategischere Funktionen freisetzen. Die prädiktive Analyse ermöglicht es, Trends und Verhaltensweisen vorherzusagen, ermöglicht es dem Unternehmen, proaktiv statt reaktiv zu sein
Die vollständige Digitalisierung von Prozessen ebnet auch den Weg für neue Geschäftsmodelle. Unternehmen, die früher auf manuelle Prozesse angewiesen waren, um mit Kunden und Lieferanten zu interagieren, können, beim Digitalisieren, neue Produkte und Dienstleistungen vollständig neu schaffen, auf digitale Erfahrungen ausgerichtet. Das schafft Wettbewerbsvorteile und kann sogar den Eintritt in globale Märkte ermöglichen, besonders wenn die technologische Infrastruktur bereit ist, zu skalieren und Anforderungen aus verschiedenen Regionen zu erfüllen. Zum Beispiel, Der E-Commerce hat in den letzten Jahren explodiert, genau weil sich die Wertschöpfungsketten größtenteils digitalisiert haben, geht weit über die bloße Erstellung einer Verkaufswebsite hinaus: es umfasst Integrationen mit Logistiksystemen, Zahlung, Datenanalyse, automatisiertes Marketing und Kundenservice
Zusammenfassend, die Antwort auf die Frage „Sind wir schon in dieser Phase der Digitalisierung von Prozessen angekommen“?"es hängt davon ab". Es gibt Unternehmen, die bereits bedeutende Fortschritte gemacht haben und stolz darauf sein können, eine nahezu vollständig integrierte Lieferkette zu haben. Andere stecken noch in den Kinderschuhen, gefangen in fragmentierten Routinen und Abteilungssilos. Der gemeinsame Faktor, jedoch, es ist das Bewusstsein, dass der Markt nicht auf diejenigen warten wird, die verspätet sind. Die Wettbewerbsfähigkeit, Die Effizienz und sogar die Nachhaltigkeit eines Unternehmens gehen Hand in Hand mit der Fähigkeit, Prozesse umfassend und integriert zu digitalisieren. So, mehr als ein Trend, Die Digitalisierung hört auf, eine Wahl zu sein, und wird zu einer Pflicht für diejenigen, die in einer Welt prosperieren möchten, die zunehmend von Innovation und der Geschwindigkeit des Wandels geprägt ist
