De kommercielle lejeaftaler i Brasilien havde den største stigning i årtiet i 2024 – med tilbagevenden af virksomhederne til den fysiske arbejdsform, ejendomssektoren er ved at komme sig efter pandemiens år. Hvis det er godt på den ene side, på den anden, de virksomhedslokatorer skal håndtere en stigning på 8% i huslejen, hvad der overstiger den officielle inflation fra sidste år, hvad skete der med 4,83%, ifølge oplysninger fra FipeZAP-indekset, der overvåger omkostningerne ved erhvervslokaler på op til 200m2 i 11 store byer
Den pludselige efterspørgsel efter større eller bedre beliggende erhvervslokaler har presset ejendomsværdierne, skaber en opadgående cyklus, der ikke bør stabilisere sig så hurtigt. Derudover, søgningen efter ejendomme, der opfylder de nye krav til sikkerhed og velvære for medarbejderne, som som cirkulationsområder, forbedrede ventilationssystemer og adgangsforhold, bidrogede til knapheden på tilbud og, følgelig, forøgelse af priserne
Punktet er, at, i de følgende år efter pandemien, flere virksomheder har drastisk reduceret deres fysiske plads. At vende tilbage til den fysiske drift betyder, at virksomhederne skal omplacere folk uden at ændre pladsen væsentligt, da en genforhandling af lejeprisen på nuværende tidspunkt kan føre til en betydelig stigning. Løsningen på denne fastlåsning ligger i optimeringen af det eksisterende rum, hvad der kan betyde alt fra en ændring af det interne layout til genplacering af fysiske dokumenter
Løsninger til mangel på plads
I henhold til AIIM – Forening for Informations- og Billedstyring, mellem 10% og 30% af pladsen i et kontor kan være optaget af opbevaring af fysiske dokumenter
I denne sammenhæng, vi har set, at mange virksomheder vælger at outsource opbevaringen af dokumenter. Historisk, mange virksomheder opbevarede store fysiske arkiver på deres kontorer – og, selvom en del af disse filer er blevet digitaliseret eller outsourcet efter pandemien, mange organisationer opretholder stadig denne fysiske fil. Søget efter disse tjenester forbliver højt
Virksomheder specialiseret i dokumentstyring tilbyder robuste digitaliseringstjenester, opbevaring og styring af dokumenter, sikring af sikkerhed, tilgængelighed og overholdelse af lokale og internationale forskrifter. Udo at frigøre fysisk plads på kontorerne, outsourcing af opbevaring af dokumenter giver en række yderligere fordele, hvordan omkostningsreduktion ved filvedligeholdelse, forøgelse af effektiviteten i adgangen til og delingen af informationer, og risikoreduktion relateret til tab eller skader på fysiske dokumenter
Faktisk, den digitale transformation har været en af de største allierede i optimeringen af rum og reduktionen af driftsomkostninger. Med stadig mere avancerede teknologier, digitalisering af dokumenter letter ikke kun adgangen til og delingen af oplysninger, som også øger datasikkerheden, minimere risikoen for tab på grund af naturkatastrofer, brande eller tyverier. Implementeringen af elektroniske dokumenthåndteringssystemer (GED) gør det muligt for virksomheder at centralisere deres informationer på sikre og fjernadgangsvenlige platforme, fremme et mere agilt og samarbejdsvilligt arbejdsmiljø
Disse tal er særligt relevante, når vi overvejer den finansielle indvirkning af stigningen i huslejerne. Ved at frigive plads, der tidligere var afsat til fysiske filer, virksomhederne kan reducere behovet for større områder, vælger mere kompakte kontorer og, følgelig, mere økonomiske
Fordele ved outsourcing
Udo de de direkte økonomiske fordele, outsourcing af opbevaring af dokumenter bidrager til forbedring af interne processer. Opbevaringsservicen kan også omfatte digitalisering af samlingen, ved at alle dokumenter forbliver organiseret og tilgængelige via cloudsystemer, med den nødvendige sikkerhed
Et andet vigtigt punkt at overveje er overholdelse af reglerne. Mange virksomheder står over for udfordringer med at overholde reglerne for opbevaring og beskyttelse af data, især med ikrafttrædelsen af den generelle databeskyttelseslov (LGPD) i Brasilien. En leverandør er klar til at sikre, at alle lovkrav overholdes, reducere risikoen for sanktioner og skader på omdømmet. Outsourcing af opbevaring af dokumenter har bedre omkostningsfordel og giver flere operationelle fordele end en stigning i det fysiske rum
Sammenfattende, outsourcing af opbevaring af dokumenter kombineret med digitalisering repræsenterer en strategisk løsning for virksomheder, der ønsker at optimere plads, reducere omkostninger og øge den operationelle effektivitet. Udo at fremme et mere organiseret og samarbejdsvilligt arbejdsmiljø, disse praksis bidrager væsentligt til overholdelse af regler og informationssikkerhed, forberede organisationer til udfordringerne i et stadig mere konkurrencepræget og digitalt marked
