I takt med at den digitale transformation skrider frem, integrationen af kunstig intelligens (AI) og automatiseringen bliver de afgørende for dokumentstyringen. Disse teknologier ikke kun lover at revolutionere den måde organisationer håndterer med oplysninger og processer, men tilbyder også en række fordele der spænder fra forbedret præcision og effektivitet til at opnå værdifulde indsigt til beslutningstagning. Algoritmer avancerede af AI, for eksempel, er i stand til at identificere mønstre og anomalier i dokumenter, optimerende revisionsprocesser og compliance
Med optimistiske forudsigelser fra markedsanalytikere, forventes det at, indtil 2027, 75% af store virksomheder i hele verden, inklusive Brasilien, indfører AI for at forbedre dokument- og informationsforvaltningen. I dette scenarie af hurtig teknologisk udvikling, informationssikkerheden og den regulatoriske overholdelse får også højde, med stigende investeringer i robuste løsninger for at beskytte de dokumentære aktiver mod cybertrusler og sikre privatlivet af data. Se her, hvad er de vigtigste tendenser der skal permeere dokumentstyringen i 2025:
Kunstig intelligens: revolution inden for dokumenthåndtering
Kunstig intelligens og maskinlæring er mere og mere integreret i dokumentstyringssystemer. Disse teknologier gør det muligt at analysere store mængder data og udtrække værdifulde indsigt der understøtter beslutningstagningen. For eksempel, AI-algoritmer er i stand til at identificere mønstre og anomalier i dokumenter, ved at forbedre nøjagtigheden og effektiviteten af revisionsprocesserne og compliance
Teknologier til behandling af naturligt sprog skal også tillade søgefunktioner mere og mere intuitive, ved at hjælpe brugerne med at finde det nøjagtige dokument eller den information de behøver – ved at give øjeblikkelig adgang til de mest relevante data
En undersøgelse fra Gartner forudser at, indtil 2027, 75% af store størrelses virksomheder i hele verden, inklusive Brasilien, vil bruge AI til at forbedre dokument- og informationsforvaltningen
RPA-systemer vil fortsætte med at udvide
Parallelt, robotic process automation (RPA) får også fremtrædende. RPA-værktøjer er brugt til at automatisere repetitive opgaver relateret til dokumentstyring, som klassificeringen, den arkivering og tilbagetrækningen af oplysninger
Dette frigiver menneskelige ressourcer til mere strategiske og af højere merværdi aktiviteter. Forskning nylig af McKinsey & Company peger på at automatiseringen kan øge produktiviteten i op til 40% i brasilianske virksomheder, resulterende i en signifikant besparelse af tid og ressourcer
Fokus på databeskyttelse og compliance
Informationssikkerheden fortsætter med at være en absolut prioritet. Med stigningen af digitaliseringen, opstår nye udfordringer relateret til databeskyttelse. Organisationerne skal sikre at deres oplysninger er sikre mod cybertrusler og lækager
I Brasil, den Generelle Databeskyttelseslov (LGPD) pålægger strenge krav til overensstemmelse, og virksomhederne er at investere tungt i sikkerhedsløsninger for at beskytte deres dokumentære aktiver. Teknologier som den avancerede kryptering og multifaktor autentiseringen er bredt vedtaget for at sikre integriteten og konfidentialiteten af dokumenterne
Integrerede arbejdsgange og digital signatur
Stadig mere dokumentstyringssystemer er integreret med arbejdsgange systemer og værktøjer til digital underskrift, optimering af tid, yderligere systemer og omkostninger til fysisk opbevaring
Disse teknologier muliggør også den avancerede analyse af data, byder værdifulde indsigt der kan vejlede den strategiske beslutningstagning. Med anvendelsen af machine learning-algoritmer, virksomhederne kan forudsige tendenser, identificere mønstre og anomalier, og endda automatisere genereringen af detaljerede rapporter om præstationen og de risici forbundet med dokumentstyringen
Det forbedrer ikke kun den operationelle effektivitet, men tillader også en proaktiv tilgang i mitigering af risici og i optimering af processer, sikre, at virksomhederne altid er et skridt foran i et konkurrencedygtigt marked
Data tilgængelige, fra hvilken som helst sted
Cloud-baserede løsninger er essentielle for at dokumenter, arbejdsgange og processer kan adganges fra hvor som helst – og cloud-løsningerne tilbyder fleksibilitet, skalerbarhed og sikkerhed, giver virksomhederne mulighed for at opbevare og få adgang til deres dokumenter på en effektiv måde. Undersøgelse af IDC indikerer at 80% af brasilianske virksomheder allerede bruger eller planlægger bruge løsninger i sky for forvaltningen af dokumenter og oplysninger i de kommende år
Unikke løsninger for hver virksomhed
Personaliseringen af dokumentforvaltningstjenester får også relevans. Løsningerne skal være tilpasselige til de specifikke behov af hver organisation, ta't i betragtning sektoren af aktivitet, virksomhedsstørrelsen og de særlige aspekter af interne processer
Skræddersyede dokumentstyringsværktøjer giver en større operativ effektivitet og en bedre integration med andre enterprise systemer, leverer en mere intuitiv og effektiv brugeroplevelse
Derudover, integrationen mellem systemer er, faktisk, et af de vigtigste bekymringer hos beslutningstagere. Brasilianske virksomheder er at investere i platforme der tilbyder en integreret dokumentstyring, muliggørende kommunikation mellem forskellige systemer og afdelinger. Dette eliminerer silos af information og forbedrer den interne samarbejde, resulterende i mere smidige og præcise processer
Sammenfattende, de vigtigste tendenser til dokumentstyring i 2025 er præget af den accelererede digitalisering, automatisering og kunstig intelligens. De nye løsninger afspejler organisationernes behov for at tilpasse sig et forretningsmiljø i konstant forandring. Mere end nogensinde, dokumentstyring er en grundlæggende del af forretningen -og ikke kun en supplerende aktivitet. Uden en effektiv forvaltning, virksomhederne løber risici for at sejle i forvirrede processer, dyre og der overbyrder operationen, ved at tage rummet for vækst og for innovation
