I de seneste år, diskussionerne om digital transformation har haft en fremtrædende plads i næsten alle sektorer, fra små familieejede virksomheder til store multinationale selskaber. Der tales om automatisering, i kunstig intelligens, i vedtagelsen af cloud-platforme og i disruptive forretningsmodeller, der prioriterer brugen af data
Dogod, når vi ser nærmere på, vi har bemærket, at mange af disse initiativer, selvom vigtige, bliver implementeret på en opdelt måde, det vil sige, hver afdeling forsøger at løse sine egne krav isoleret. Dette rejser et grundlæggende spørgsmål: kan vi overveje, at vi allerede er nået til den æra, hvor alle forretningsprocesser er effektivt digitaliseret
For at forstå den nuværende situation, det er nødvendigt at skelne mellem den digitale transformation i sig selv og digitaliseringen af end-to-end processer. Den første er knyttet til vedtagelsen af teknologier, der, på en eller anden måde, moderniserer organisationen og bringer betydelige forbedringer, hvordan marketingautomatisering eller brugen af værktøjer til dataanalyse. Den anden, for sin del, kræver et systemisk syn, i stand til at forene arbejdsstrømme mellem forskellige sektorer og skabe en sammenhængende og 100% digital proceskæde
Det store spørgsmål her er, at, mange gange, den digitale transformation betragtes som en stor paraply, men, hvis der ikke gøres en indsats for at integrere disse løsninger, resultatet kan kun være en samling af "digitale siloer", hvor hver afdeling arbejder med isolerede værktøjer, uden nogen kontinuerlig kommunikation med resten af virksomheden. På denne måde, digitalisering af processer – forstået som evnen til at erstatte manuelle strømme, papirer, omarbejder og informationshuller gennem sikre og pålidelige digitale rutiner – er stadig langt fra at være en realitet for mange organisationer
Digital transformation in silos
Der er dem, der hævder, at digital transformation i siloer kun er et indledende skridt. Det vil sige, det er normalt, at afdelinger som salg, marketing eller IT skal være de første til at adoptere avancerede løsninger, da efterspørgslen efter teknologi i disse sektorer ofte er mere presserende. Dogod, problemet opstår, når disse initiativer ikke kommunikerer og ikke følger en strategisk vækstplan. Det er som at have en motor af nyeste generation i en bil med slidte dæk: den mest moderne del garanterer ikke, at hele køretøjet vil fungere godt, for der er kritiske komponenter, der ikke har fået den nødvendige opmærksomhed
Det er meget almindeligt, for eksempel, vi virksomheder investere kraftigt i CRM-platforme for at forbedre kundeforholdet og, på samme tid, opretholdelse af betalingsprocesser, fakturering eller endda menneskelige ressourcer på en manuel og usammenhængende måde. Disse ligheder skaber flaskehalse der, i slutningen af dagen, kan gøre effektiviteten af det CRM-værktøj umulig, fordi dataene ikke ender med at blive synkroniseret med det finansielle område eller det operationelle område. Sådan, organisationen kan ikke have et samlet overblik over kunden eller processerne, og brugen af data til beslutningstagning bliver påvirket negativt
Digitalisering af processer og integration: hvorfor det er vigtigt
Forestil dig en virksomhed, der stadig håndterer en uendelig mængde papir dokumenter, krævende at hver enkelt skal underskrives manuelt af forskellige instanser, efter digitalisering og arkivering i forskellige systemer. Nu, kontraster denne virkelighed med en anden, hvor dokumenterne allerede fødes digitale og bevæger sig gennem en automatiseret godkendelsesproces, automatisk underretning af de ansvarlige på hvert trin, opbevaring af tidligere versioner og muliggør elektroniske underskrifter med juridisk gyldighed. I dette andet scenarie, ikke kun behandlings tiden reduceres drastisk, men man får også sikkerhed, sporbarhed og overholdelse af regler
Den store forskel ved at digitalisere processer fra start til slut ligger ikke kun i reduktionen af driftsomkostninger – selvom dette er en relevant faktor –, men i stedet for at skabe et integreret økosystem, der muliggør en mere agil beslutningstagning baseret på pålidelige data. Hvis hver afdeling bruger isolerede værktøjer, det bliver meget sværere at samle oplysninger for at generere indsigt om virksomhedens samlede præstation. Når processerne er forenede, data kan indsamles, behandlet og analyseret i realtid, åbner op for prædiktive analyser, der hjælper med at forudse problemer og identificere muligheder
En anden stor fordel er risikomitigation, især i et scenarie hvor informationssikkerhed og databeskyttelse i stigende grad reguleres af lovgivning som LGPD i Brasilien og GDPR i Europa. Når en proces er digitaliseret, det er lettere at implementere krypteringspolitikker, automatisk backup og adgangskontrol. Dette reducerer betydeligt sandsynligheden for lækager, tab af dokumenter og svindel. Derudover, den compliance bliver lettere at demonstrere over for tilsynsmyndigheder, da alle interaktioner bliver registreret og kan revideres
Vi kan ikke glemme indflydelsen på kundeoplevelsen, både internt og eksternt. Slutkunder har en tendens til at værdsætte virksomheder, der tilbyder hurtige og effektive interaktioner, uden at kræve, at de udfylder papirsformularer eller laver endeløse opkald for at løse uafklarede sager. På den anden side, medarbejderne drager også fordel af lettere arbejdsprocesser, der fjerner omarbejdninger og håndtering af fysiske dokumenter. Det forbedrer den interne tilfredshed, produktiviteten og endda fastholdelsen af talenter, for professionelle, der arbejder med opdaterede teknologier, har følelsen af at være en del af en innovativ organisation
Veje til effektiv digitalisering og fremtidige perspektiver
En måde at se på dette scenarie er at forstå, at digitaliseringen af processer skal være et virksomhedsomfattende projekt, der involverer alle lederskaber og, ideelt set, have direct support from the C-level (such as CEOs, CFO'er og CIO'er
Dette sikrer, at overgangen fra analog til digital ikke kun drives af viljen fra en eller anden afdeling, men men som en strategisk værdi, der gennemtrænger hele organisationen. På samme måde, denne top-down støtte hjælper med at overvinde eventuelle modstande og prioritere investeringer på en mere konsekvent måde, hvad der gør det meget lettere at adoptere nye platforme og metoder
Når digitaliseringsprocessen er en del af forretningsstrategien, det er tid til at sætte planen i værk. Det første skridt mod en effektiv digitalisering er at kortlægge hele proceskæden, identificere flaskehalse, redundanser og automatiseringsmuligheder. Dette kræver et konsulentarbejde eller interne teams, der har en dybdegående viden om hver fase af forretningen. Uden denne diagnose, der er en risiko for at investere i værktøjer, der ikke taler med organisationens reelle behov. Derefter, det er grundlæggende at prioritere de processer, der skaber mest værdi eller har størst indflydelse på kundetilfredsheden. Denne prioritering hjælper med at vise hurtigere resultater, skabelse af en kultur af tillid og engagement omkring digitalisering
En anden vigtig aspekt er valget af skalerbare teknologier. Vælg løsninger, der tilbyder integration via API'er, for eksempel, giver virksomheder mulighed for at tilføje nye moduler og funktioner, efterhånden som efterspørgslen vokser. På denne måde, man undgår problemet med at skabe nye "digitale øer" som, endnu en gang, de taler ikke med hinanden. Derudover, det er nødvendigt at se nøje på datarkitekturen, sikre at der er standarder for opbevaring og governance af oplysninger. Uden disse forholdsregler, virksomheden kan ende med en kæmpe mængde data, der ikke bringer nogen intelligens til forretningen
Den kulturelle forandring kan heller ikke ignoreres. Effektiv digitalisering kræver, at ledere og medarbejdere forstår fordelene ved denne transformation, giv af med tankegangen "vi har altid gjort det sådan" og vær villige til at lære kontinuerligt. Investere i træningsprogrammer, workshops og intern kommunikation er essentielt for at bryde barrierer og fremme tilslutning. Derudover, det er anbefalet, at der er en konstant opfølgning på målinger, der viser værdien af ændringerne, hvordan reduktion af tid i bestemte processer, ressourceøkonomi og øget kundetilfredshed. Disse indikatorer giver konkrete beviser for, at den valgte vej giver mening
Hvad angår fremtidige udsigter, det er værd at overveje, at digitaliseringen af processer kun er grundlaget for endnu mere transformerende innovationer. Da virksomheden har helt digitale processer, kan udforske løsninger inden for kunstig intelligens, robotisk procesautomatisering (RPA) og prædiktiv analyse. Med AI, for eksempel, det er muligt at automatisere komplekse opgaver og endda skabe systemer, der kan træffe beslutninger baseret på algoritmer for maskinlæring. En RPA, for sin del, kan håndtere store mængder af gentagne opgaver, frigivende medarbejdere til mere strategiske funktioner. Den predictive analyse muliggør at forudse tendenser og adfærd, muliggør at virksomheden er proaktiv i stedet for reaktiv
Den fuldstændige digitalisering af processer baner også vej for nye forretningsmodeller. Virksomheder, der tidligere var afhængige af manuelle processer for at interagere med kunder og leverandører, kan, ved at digitalisere, skabe helt nye produkter og tjenester, rettet mod digitale oplevelser. Dette skaber konkurrencefordele og kan endda muliggøre adgang til globale markeder, især når den teknologiske infrastruktur er klar til at skalere og imødekomme efterspørgslen fra forskellige regioner. For eksempel, e-handel er eksploderet i de seneste år netop fordi værdikæderne i høj grad er blevet digitaliseret, går langt ud over blot at oprette en hjemmeside til salg: involverer integrationer med logistiksystemer, betaling, dataanalyse, automatiseret markedsføring og kundesupport
I korthed, er vi allerede nået denne fase af digitalisering af processer?"det afhænger". Der er virksomheder, der allerede har taget betydelige spring og kan være stolte af at have en næsten helt integreret kæde. Andre er stadig i gang med at kravle, fanget i fragmenterede rutiner og afdelingssiloer. Den fælles faktor, men, det er bevidstheden om, at markedet ikke vil vente på dem, der er forsinkede. Konkurrenceevnen, effektiviteten og endda bæredygtigheden af en virksomhed går hånd i hånd med evnen til at digitalisere processer på en omfattende og integreret måde. Sådan, mere end en tendens, digitalisering bliver ikke længere et valg, men en forpligtelse for dem, der ønsker at trives i en verden, der i stigende grad er præget af innovation og hastigheden af forandringer
