في السيناريو الحالي, التحول الرقمي يعيد تعريف الديناميكية المؤسسية وقطاع الموارد البشرية (HR) له دور حاسم في تحديث الشركات. في هذا القطاع, إدارة الوثائق, قبل أن تكون مميزة بأكوام من الأوراق والعمليات اليدوية, الآن يتطلب السرعة, الأمان والكفاءة. لذلك, الاعتماد على الأدوات التكنولوجية هو ضرورة.
ما هي إدارة الوثائق في الموارد البشرية?
يجب على قسم الموارد البشرية التعامل مع كمية هائلة من الوثائق – عقود, قوائم الرواتب, تقييمات الأداء, سياسات داخلية وأكثر بكثير. إدارة فعالة لهذه الملفات, أي يعني, تحكم الإرسال, عودة, توقيع, تحقق, من بين أمور أخرى، ليست مجرد مسألة تنظيم، بل هي عامل حاسم لنجاح العمل.
وفقا لالمدير التنفيذيمن المساعد الرقمي + اشترك بشكل جيد, كارلوس هنريكي مينكاسي, التكنولوجيا ضرورية في هذا السيناريو. "من يهتم بالناس", لديك في يديك بيانات ذات أهمية قصوى. التعامل المادي مع هذه المعلومات, أو خارج المنصات المثالية, يميل إلى جعل المنطقة غير منتجة, بدون استراتيجية وأمان, لأن جزءًا كبيرًا من الجهد يذهب إلى تنظيم الأوراق, اشرح.
ما هي التقنيات التي تجعل إدارة الوثائق ذكية? تعرف على خمس أدوات موجهة للموارد البشرية!
أظهرت الدراسة التي أجراها مختبر ثينك وورك كيف لا تزال إدارات الموارد البشرية تعاني من البيروقراطية ونقص الأتمتة. وفقًا للبيانات, يُنفق البرازيليون, في المتوسط, 16,9 ساعات أسبوعياً, أو 38% من رحلتك العملية, مع المهام البيروقراطية. حوالي 22% من المهنيين الذين تم استطلاع آرائهم, كانت الأنشطة رتيبة ومتكررة, الجوانب التي تعتبر مثبطة. لا يزال, الغالبية العظمى (40%) لم تقم بأي حركة عملية لجعل إدارة الأشخاص أكثر تكنولوجيا وأقل يدوية. في هذا السياق, قم بإدراج خمسة أدوات مفيدة لبدء هذا التحديث في الأنظمة
1. أنظمة إدارة الوثائق – أنظمة إدارة الوثائق
يسمح نظام إدارة الوثائق بإنشاء, تخزين, تنظيم ومشاركة الملفات بطريقة مركزية وآمنة عبر الإنترنت. مع ميزات مثل الفهرسة والبحث السريع, يمكن لإدارة الموارد البشرية الوصول إلى أي بيانات في ثوانٍ, إزالة إضاعة الوقت في البحث اليدوي. تقدم منصات مثل Digital Helper + Assine Bem هذه الأجواء, مع التكامل مع أدوات أخرى, تسهيل أتمتة تدفقات الأنشطة, قل الالمدير التنفيذي.
2. التوقيع الإلكتروني
توقيع الوثائق هو مرحلة حاسمة في الموارد البشرية, سواء كانت للعقود, القبولات, فصل أو اتفاقيات. أدوات التوقيع الإلكتروني, يضمنون الصلاحية القانونية, السرعة والحماية. معهن, من الممكن الإرسال, التحقق من الوثائق وتخزينها دون الحاجة إلى الطباعة أو التنقل
3. تخزين سحابي
تخزين السحابة أساسي لضمان الوصول والأمان للكتابات في البيئةمتصل. تسمح هذه الآلية بفتح المعلومات من أي مكان, في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك, تشفير البيانات و الـنسخ احتياطيةتضمن الأنظمة الآلية أمان المعلومات
4. منصات التعاون والمشاركة
أدوات لعقد الاجتماعات عن بُعد, تخطيط المهام ومتابعة تقدمها يسهلان التعاون بين الفرق ومشاركة المواد بشكل آمن. معهن, يمكن لإدارة الموارد البشرية أن تخلقسير العملفعّالين, الموافقة على الوثائق في الوقت الحقيقي والحفاظ على جميعالمالكونمتماشين
5. الذكاء الاصطناعي المتكامل
أنظمة ذات ذكاء اصطناعي (IA) أصلي, أي يعني, معدة من أجل الذاتموقع, تعتبر أساسية لتحسين الخدمة المقدمة هناك. "في المساعد الرقمي + اشترك بشكل جيد", الذكاء الاصطناعي مرتبط بعملية التوقيع الرقمي. معهن, يمكن للأشخاص طرح أسئلة محددة حول المحتوى الذي سيوقعون عليه. هذا يقلل من الحاجة إلى استدعاء متخصص للإجابة على الأسئلة أو الأخطاء المستقبلية, اشرح الالمدير التنفيذي.
أخيرًا, إلى مينكاسي, الإدارة الذكية ليست مجرد مسألة تكنولوجيا, أكثر من البقاء في السوق الحالي. "الشركات التي تعتمد هذه الإعدادات تكسب في الإنتاجية", الأمان والتنافسية, بينما يقللون التكاليف والمخاطر, تنتهي
