Die kommersiële huurgeld in Brasilië het in 2024 die grootste styging van die dekade gehad – met die terugkeer van maatskappye na die persoonlike modus, die eiendomsektor herstel van die jare van pandemie. As dit goed aan die een kant, aan die ander kant, korporatiewe huurders moet omgaan met 'n verhoging van 8% in huurgeld, wat die amptelike inflasie van verlede jaar oortref, wat was van 4,83%, volgens inligting van die FipeZAP-indeks, wat die koste van kommersiële ruimtes van tot 200m2 in 11 groot stede monitor
Die skielike vraag na groter of beter geleë kommersiële ruimtes het die eiendomspryse onder druk geplaas, 'n siklus van hoë wat nie so gou moet stabiliseer nie. Boonop, die soektog na eiendomme wat aan die nuwe vereistes van veiligheid en welstand van werknemers voldoen, soos groter sirkulasiegebiede, verbeterde ventilasiestelsels en toeganklikheid, het bygedra tot die tekort aan aanbiedinge en, gevolgmatig, vir die prysverhoging
Die punt is dat, in die daaropvolgende jare na die pandemie, verskeie maatskappye het hul fisiese ruimte drasties verminder. Terugkeer na fisiese operasie beteken dat maatskappye mense sal moet herlokaliseer sonder om die ruimte op 'n betekenisvolle manier te herontwerp, aangesien 'n heronderhandeling van die huurprys op hierdie oomblik 'n beduidende verhoging kan meebring. Die oplossing vir hierdie impasse lê in die optimalisering van die bestaande ruimte, wat dit kan beteken van 'n verandering in interne uitleg tot die herlokasie van fisiese dokumente
Oplossings vir 'n gebrek aan spasie
Volgens die AIIM – Vereniging vir Inligting en Beeldbestuur, tussen 10% en 30% van die ruimte van 'n kantoor kan beset wees deur die stoor van fisiese dokumente
In hierdie konteks, ons het gesien dat baie maatskappye die uitkontraktering van dokumentbewaring as 'n alternatief aanneem. Histories, baie maatskappye het groot fisiese argiewe in hul kantore gehou – en, alhoewel 'n deel van hierdie lêers na die pandemie gedigitaliseer of uitbesteed is, baie organisasies hou steeds hierdie fisiese lêer in stand. Die soekt na hierdie dienste bly hoog
Maatskappye wat spesialiseer in dokumentbestuur bied robuuste digitaliseringsdienste aan, berging en bestuur van dokumente, versekerheid verseker, toeganklikheid en nakoming van plaaslike en internasionale regulasies. Benewens om fisiese ruimte in die kantore vry te stel, die uitkontraktering van dokumentbewaring bied 'n reeks addisionele voordele, hoe die vermindering van koste met die onderhoud van lêers, verhoging van die doeltreffendheid in toegang tot en deel van inligting, en die mitigering van risiko's wat verband hou met verliese of skade aan fisiese dokumente
In werklikheid, die digitale transformasie was een van die grootste bondgenote in die optimalisering van ruimtes en die vermindering van operasionele koste. Met tegnologieë wat al hoe meer gevorderd is, die digitalisering van dokumente vergemaklik nie net die toegang tot en die deel van inligting, soos ook die sekuriteit van data verhoog, minimaliseer die risiko van verliese deur natuurlike rampe, brande of diefstalle. Die implementering van elektroniese dokumentbestuurstelsels (GED) stel maatskappye in staat om hul inligting in veilige en afstands toeganklike platforms te sentraliseer, bevorder 'n meer doeltreffende en samewerkende werksomgewing
Hierdie syfers is veral relevant wanneer ons die finansiële impak van die verhoging van huurgeld oorweeg. Deur die ruimte wat vroeër vir fisiese lêers bestem was, vry te stel, maatskappye kan die behoefte aan groter areas verminder, keuse van meer kompakte kantore en, gevolgmatig, meer ekonomies
Voordele van uitkontraktering
Benewens die direkte finansiële voordele, die uitkontraktering van dokumentbewaring dra by tot die verbetering van interne prosesse. Die bewaringdiens kan ook die digitalisering van die versameling insluit, wat alle dokumente georganiseer en toeganklik via wolk stelsels kan wees, met die nodige veiligheid
'n Ander belangrike punt om in ag te neem is die nakoming van regulasies. Baie maatskappye staar uitdagings in die gesig om aan die regulasies van data-opberging en -beskerming te voldoen, veralik met die inwerkingtreding van die Algemene Wet op Gegevensbeskerming (LGPD) in Brasilië. 'n Verskaffer is bereid om te verseker dat alle wettige vereistes nagekom word, die risiko van sanksies en reputasieskade verminder. Die uitkontraktering van dokumentbewaring het 'n beter koste-baatverhouding en bied meer operasionele voordele as die verhoging van fisiese ruimte
Opsommend, die uitkontraktering van dokumentbewaring in kombinasie met digitalisering verteenwoordig 'n strategiese oplossing vir maatskappye wat poog om ruimte te optimaliseer, koste te verminder en operasionele doeltreffendheid te verhoog. Benewens om 'n meer georganiseerde en samewerkende werksomgewing te bevorder, hierdie praktyke dra beduidend by tot regulatoriese nakoming en inligtingsveiligheid, berei die organisasies voor die uitdagings van 'n al hoe mededingender en digitale mark
