Namate die digitale transformasie vorder, die integrasie van kunsmatige intelligensie (KI) en outomatisering word noodsaaklik vir dokumentbestuur. Hierdie tegnologieë belowe nie net om die manier waarop organisasies met inligting en prosesse omgaan te revolusie nie, maar bied ook 'n reeks voordele wat wissel van die verbetering van akkuraatheid en doeltreffendheid tot die verkryging van waardevolle insigte vir besluitneming. Geavanceerde KI-algoritmes, byvoorbeeld, is in staat om patrone en anomalië in dokumente te identifiseer, proses van oudit en nakoming optimaliseer
Met optimistiese voorspellings van markontleders, dit word verwag dat, tot 2027, 75% van die groot maatskappye regoor die wêreld, insluitend Brasilië, neem KI aan om die bestuur van dokumente en inligting te verbeter. In hierdie vinnig ontwikkelende tegnologiese scenario, die inligtingsekuriteit en die regulatoriese nakoming kry ook aandag, met toenemende belegginge in robuuste oplossings om dokumentêre bates teen kuberbedreigings te beskerm en die privaatheid van data te verseker. Kyk wat die belangrikste tendense is wat die dokumentbestuur in 2025 moet oorheers
Kunsmatige intelligensie: rewolusie in dokumentbestuur
Kunstmatige intelligensie en masjienleer word al hoe meer geïntegreer in dokumentbestuurstelsels. Hierdie tegnologieë stel die ontleding van groot volumes data en die onttrekking van waardevolle insigte wat die neem van besluite ondersteun, in staat. Byvoorbeeld, KI-algoritmes is in staat om patrone en anomalieë in dokumente te identifiseer, verbetering van die akkuraatheid en doeltreffendheid van oudit- en nakomingsprosesse
Tegnologieë vir natuurlike taalverwerking moet ook al hoe meer intuïtiewe soekfunksies moontlik maak, helping users find the exact document or information they need – verskaf onmiddellike toegang tot die mees relevante data
'n studie van Gartner voorspel dat, tot 2027, 75% van grootmaatskappye regoor die wêreld, insluitend Brasilië, gaan KI gebruik om die bestuur van dokumente en inligting te verbeter
RPA-stelsels sal voortgaan om uit te brei
In parallel, die outomatisering van robotproses (RPA) kry ook aandag. RPA-gereedskap word gebruik om herhalende take wat met dokumentbestuur verband hou, te outomatiseer, hoe die klassifikasie, die argivering en die herwinning van inligting
Dit stel menslike hulpbronne vry vir meer strategiese en hoër waarde toevoeging aktiwiteite. Onlangse navorsing deur McKinsey & Company dui aan dat outomatisering die produktiwiteit in Brasiliaanse maatskappye met tot 40% kan verhoog, wat lei tot 'n beduidende besparing van tyd en hulpbronne
Fokus op dataprivaatheid en -nakoming
Die inligtingsekuriteit bly 'n absolute prioriteit. Met die toename van digitalisering, nuwe uitdagings rakende databeskydding ontstaan. Organisasies moet verseker dat hul inligting teen kuberbedreigings en datalekke veilig is
In Brasilië, die Algemene Wet op Gegevensbeskerming (LGPD) stel streng nakoming vereistes, en die maatskappye belê swaar in sekuriteitsoplossings om hul dokumentêre bates te beskerm. Tegnologie soos gevorderde kodering en veelvuldige faktorauthentisering word wyd aangeneem om die integriteit en vertroulikheid van dokumente te verseker
Geïntegreerde werkstrome en digitale handtekening
Al hoe langer hoe word dokumentbestuurstelsels meer geïntegreer met werksvloei-stelsels en digitale handtekening gereedskap, tyd optimalisering, addisionele stelsels en fisiese stoor koste
Hierdie tegnologieë maak ook gevorderde data-analise moontlik, waardvolle insigte bied wat die neem van strategiese besluite kan lei. Met die gebruik van masjienleer-algoritmes, maatskappye kan tendense voorspel, identifiseer patrone en anomalieë, en selfs die outomatisering van die generering van gedetailleerde verslae oor die prestasie en die risiko's verbonde aan dokumentbestuur
Dit verbeter nie net die operasionele doeltreffendheid, maar dit stel ook 'n proaktiewe benadering in staat om risiko's te verminder en prosesse te optimaliseer, verseker dat maatskappye altyd 'n stap voor is in 'n mededingende mark
Toeganklike data, van enige plek
Wolkgebaseerde oplossings is noodsaaklik vir dat dokumente, werksvloei en prosesse kan van enige plek af toegang verkry word – en die wolkoplossings bied buigsaamheid, schaalbaarheid en sekuriteit, wat toelaat dat maatskappye hul dokumente doeltreffend stoor en toegang verkry. Navorsing deur IDC dui aan dat 80% van die Brasiliaanse maatskappye reeds oplossings in die wolk gebruik of van plan is om dit te gebruik vir die bestuur van dokumente en inligting in die komende jare
Unieke oplossings vir elke maatskappy
Die personalisering van dokumentbestuursdienste word ook belangrik. Die oplossings moet aanpasbaar wees vir die spesifieke behoeftes van elke organisasie, in agtergrond van die bedryfsektor, die grootte van die maatskappy en die besonderhede van die interne prosesse
Gepersonaliseerde dokumentbestuurstools bied 'n groter operasionele doeltreffendheid en 'n beter integrasie met ander korporatiewe stelsels, om 'n meer intuïtiewe en effektiewe gebruikerservaring te bied
Boonop, die integrasie tussen stelsels is, werklik, een van die hoof bekommernisse van besluitnemers. Braziliaanse maatskappye belê in platforms wat 'n geïntegreerde dokumentbestuur bied, dit die kommunikasie tussen verskillende stelsels en afdelings moontlik maak. Dit verwyder inligtingsilo's en verbeter interne samewerking, wat lei tot vinniger en meer akkurate prosesse
Opsommend, die belangrikste tendense in dokumentbestuur in 2025 word gekenmerk deur versnelde digitalisering, outomatisering en kunsmatige intelligensie. Die nuwe oplossings weerspieël die behoefte van organisasies om hulself aan te pas by 'n besigheidsomgewing wat voortdurend ontwikkel. Meer as ooit, die dokumentbestuur is 'n fundamentele deel van die besigheid -en nie net 'n aanvullende aktiwiteit. Sonder 'n doeltreffende bestuur, maatskappye loop die risiko om te vergaan in verwarrende prosesse, duur en oorlaai die operasie, ruimte vir groei en innovasie te skep
